INTITULÉ DU POSTE : CHARGÉ(E) DE L'ADMINISTRATION DES VENTES (ADV) Périmètre fonction : fonctions support - direction générale Votre mission : sécuriser les aspects administratifs du cycle de vente. * contexte : dépôt d'appels d'offres et gestion des contrats clients dans le cadre des marchés publics ou de négociations en gré à gré via des plateformes dématérialisées * indications volumétriques : plus de 200 marchés gérés par an, dont une centaine débouchant sur des contrats * fonction pivot : au carrefour de la direction, des consultants rédacteurs, des partenaires et des autres fonctions support * fonction clé : respect scrupuleux des échéances de dépôts d'offres commerciales, garantie de la qualité des données commerciales dans les SI MISSION DU POSTE DE GESTIONNAIRE ADMINISTRATION DES VENTES LES ACTIVITÉS « CŒUR » DU POSTE 1. Gérer le dépôt des offres commerciales de l'entreprise * télécharger quotidiennement les documents relatifs aux appels d'offres et les enregistrer dans notre CRM Dynamics 365 (D365) * analyser les règlements de consultation et transmettre aux rédacteurs les informations nécessaires pour préparer le dossier administratif * produire à la demande une sélection de références ou aider à la mise en forme des CV et références * préparer l'ensemble des pièces administratives, en lien avec des partenaires si nécessaire * rappeler aux rédacteurs les exigences attachées aux accords-cadres pour la réponse à des marchés subséquents (clause sociale, seuils, etc.) * vérifier la conformité (mise en forme, respect de la charte graphique) et la cohérence des éléments budgétaires * déposer l'offre et respecter l'heure de dépôt * assurer la disponibilité des attestations à jour (Urssaf, Impôts, Assurances, Agefiph, etc.) 2. Animer le suivi des offres déposées * suivi des offres déposées : relancer les clients pour obtenir des informations de décision, demander des scores de notation, et benchmarker la concurrence * mettre à jour continuellement les informations de D365 3. Sécuriser la contractualisation des missions une fois les offres retenues * informer le service comptable de la signature de nouveaux contrats * obtenir la signature des actes d'engagement et contrats au démarrage des dossiers * enregistrer et archiver toutes les pièces contractuelles dans D365 * sécuriser la contractualisation de nos engagements avec nos partenaires ️ LES ACTIVITÉS « SECONDAIRES » DU POSTE ️ A. Gérer la facturation clientèle des filiales Boumendil et Didaction B. Support opérationnel du bureau parisien * suivi et gestion des fournitures de bureau * supervision de la maintenance et de la sécurité des locaux (réparations, nettoyage, aménagement des espaces de travail) * accueil et intégration des nouveaux collaborateurs en coordination avec le RRH * force de proposition pour le bien-être collectif : proposer des projets et idées facilitatrices, mettre en place des process pour maintenir un excellent niveau d'organisation, et participer à l'organisation de moments de convivialité au sein des locaux ou en dehors C. Gérer nos formations clients dans le SI Digiforma (activité marginale) * déclarer dans Digiforma toutes les formations réalisées pour nos clients * éditer les conventions, convocations, feuilles d'émargement, questionnaires d'évaluation, et attestations de fin de formation Niveau d'expérience dans la fonction : confirmé (minimum 2 ans d'expérience); une expérience dans le domaine des marchés publics serait un atout Les qualités et compétences attendues sur le poste : * organisation, rigueur et réactivité pour gérer et anticiper les échéances courtes * exigence sur la qualité des données saisies dans Dynamics 365 * force de propositions pour améliorer les procédures ou masques de saisie des données * qualités relationnelles pour interagir avec les directeurs et consultants du groupe * très bonnes compétences rédactionnelles en langue française * maîtrise des outils informatiques Office 365 * agilité à travailler sur des plateformes de dépôt d'appels d'offre (ex : AWS, marché public (place), achat public etc.) Niveau d'études min. requis : BAC+2 / BTS / DUT > Eléments du contrat de travail : * CDI * Temps plein de 37 h/hebdo du lundi au vendredi * Congés : 5 semaines et 10 jours de RTT * Avantages : * accord au contrat collectif "frais de santé", * chèques déjeuner d'une valeur de 12 euros dont 50% sont pris en charge par l'entreprise * indemnité transport collectif jusqu'à 50% de l'abonnement ou forfait équivalent po