RESPONSABILITÉS : MISSIONS DU POSTE : Missions : - Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (admissions) - Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient Activité(s) : - Accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des visiteurs - Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité : enregistrer les mouvements, remplir SP30... - Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, répartition des courriers, gestion des fournitures bureau) - Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles - Prise de notes, frappe et mise en forme des documents - Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance Activité(s) spécifique(s) : - Préparation du Conseil de la Vie Sociale (EHPAD-USLD) : 3 réunions par an : convocation des membres, prise de note, rédaction du compte-rendu, expédition postale et par mail Tous les 3 ans, organisation de l'élection des membres du bureau du CVS : élaboration du calendrier électoral avec la direction, appel à candidature familles et résidents, envoi de la liste des candidats, gestion du matériel électoral (urnes, bulletins, enveloppes), élaboration des différents supports pour le vote et le dépouillement, gestion des PV des résultats et différents arrêtés de clôture électorale. - Ouverture des lignes téléphoniques et encaissement des forfaits - Gérer la régie des dépôts (argent ou valeurs) - Gestion des listes des adresses postales et mail des résidents et familles - Lors d'une admission en EHPAD-USLD, état des lieux de la chambre, remise et explication du contrat de séjour Ces missions peuvent évoluer selon les besoins du service et/ou du projet d'établissement. Des remplacements ponctuels sur d'autres secrétariats sont possibles. 1. CONDITIONS D'EXERCICE : Rythme de travail : du lundi au vendredi Horaires : 8h30-16h30 Quotité de temps de travail : 100 % PROFIL RECHERCHÉ : Qualifications : BAC science médico-sociale, formation dans le domaine médical ou du secrétariat Savoir-faire attendus : - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone - Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers Savoirs : bureautique, communication, droit des usagers du système de santé, organisation et fonctionnement interne de l'établissement, réglementation des archives, secrétariat, vocabulaire médical Pré requis : connaissance de la bureautique, connaissance de l'environnement médical et médico-social