POSTE : Gestionnaire Administratif et Financier - Flux & Digitalisation H/F DESCRIPTION : Vos principales missions 1. Piloter les flux fournisseurs - Superviser la réception des factures fournisseurs ; - Contrôler leur présence et leur conformité ; - Veiller à leur bonne affectation et à leur transmission dans Pennylane ; - Suivre les circuits de validation ; - Identifier les factures en attente de validation ; - Préparer et suivre les échéanciers de paiement ; - Préparer les mises en paiement dans Pennylane selon les procédures définies ; - Contrôler les échéances et éviter les retards de paiement ; - Répondre aux demandes et relances des fournisseurs ; - Identifier les anomalies et les factures inhabituelles et les faire remonter au DAF. 2. Suivre les flux clients et les encaissements - Suivre l'émission et la réception des factures clients ; - Contrôler les échéances ; - Suivre les encaissements ; - Identifier les factures impayées ; - Effectuer les premières relances ; - Transmettre au DAF les situations nécessitant une intervention ; - Maintenir une vision claire des créances clients. 3. Assurer le lien avec l'expert-comptable Vous êtes l'un des interlocuteurs quotidiens du cabinet comptable. À ce titre : - Répondre aux demandes du cabinet ; - Collecter les pièces et informations nécessaires ; - Suivre les demandes en cours ; - Identifier les éléments manquants ; - Faciliter les échanges entre les équipes opérationnelles et le cabinet ; - Signaler au DAF les points nécessitant une décision ou un arbitrage. Vous n'avez pas vocation à produire les comptes : vous veillez à ce que le cabinet dispose des bonnes informations, au bon moment. 4. Suivre la trésorerie En lien avec le DAF : - Suivre quotidiennement les flux bancaires ; - Contrôler les encaissements et décaissements ; - Suivre les échéances à venir ; - Participer à la préparation des règlements ; - Identifier les éventuelles tensions ou anomalies de trésorerie ; - Participer à la mise à jour des prévisions de trésorerie ; - Assurer le suivi administratif des relations bancaires. 5. Être le point d'entrée des demandes comptables Vous êtes le premier point de contact pour les demandes courantes liées à la comptabilité : - appels téléphoniques ; - demandes fournisseurs ; - demandes des magasins ; - demandes du cabinet comptable ; - recherches de factures ou de règlements ; - questions relatives aux paiements et encaissements. Vous analysez la demande, la traitez directement lorsqu'elle relève de votre périmètre ou l'orientez vers le bon interlocuteur. 6. Exploiter et faire évoluer Pennylane Pennylane est un outil central de notre organisation. Vous serez amené(e) à : - gérer les flux entrants et sortants ; - contrôler la bonne circulation des documents ; - suivre les validations ; - préparer les paiements ; - exploiter les fonctionnalités d'automatisation ; - identifier les tâches répétitives pouvant être automatisées ; - participer à l'amélioration continue de nos processus. Une partie importante de votre rôle sera de chercher en permanence comment faire plus simple, plus rapide et plus fiable. 7. Participer à la digitalisation et à l'utilisation de l'IA Le Groupe souhaite développer une organisation administrative et financière moderne. Nous attendons donc de vous une véritable curiosité pour : - l'intelligence artificielle ; - l'automatisation des tâches ; - les outils collaboratifs ; - les nouveaux usages de Pennylane ; - les outils permettant de réduire les tâches administratives répétitives. L'objectif n'est pas d'utiliser la technologie « pour faire moderne », mais de supprimer les tâches sans valeur ajoutée pour consacrer davantage de temps au contrôle, à l'analyse et à la résolution des problèmes. PROFIL : Vous avez une première expérience en comptabilité, gestion administrative et financière, administration des ventes ou dans un environnement proche. Vous connaissez les fondamentaux de la comptabilité, mais vous n'êtes pas nécessairement un(e) expert(e) de la production comptable. Ce que nous recherchons surtout, c'est une personnalité. Vous êtes Dynamique - vous aimez quand les choses avancent. Organisé(e) - vous savez gérer plusieurs sujets sans perdre le fil. Rigoureux(se) - vous repérez les anomalies et les informations manquantes. À l'aise dans les échanges - vous savez répondre, expliquer et relancer. Réactif(ve) - vous n'attendez pas trois jours pour traiter un problème qui peut être réglé en cinq minutes. Digital(e) - les logiciels ne vous font pas peur, au contraire. Curieux(se) de l'IA - vous avez envie de comprendre ce que les nouveaux outils peuvent réellement apporter. Force de proposition - vous ne vous contentez pas de dire « on a toujours fait comme ça ». Pennylane : vous connaissez ? C'est un vrai plus. Mais ce n'est pas indispensable. Nous préférons largement quelqu'un qui ne connaît pas encore parfaitement Pennylane mais qui apprend vit