Référence CSP: O094250/612000919 Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service de la collectivité. Suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation du service. Assite un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. POSTE ACCUEIL Accueil physique et téléphonique des administrés, services municipaux, fournisseurs de la Ville et les organismes publics avec prise de messages et transmission des communications. Information auprès des administrés, services municipaux, entreprises, sociétés... Suivi du planning d'astreinte Réponse aux demandes des administrés via 6Tzen (GRU), courriels, l'application « je signale » et tout autre canal d'entrée des sollicitations. Transmission des courriers de 6Tzen par mail au DST et responsables de services Préparation des dossiers pour les appels d'offres Gestion des clés des bâtiments communaux avec les sociétés Gestion du tableau des signalements restés sans réponse (6Tzen) Gestion du tableau des appels téléphoniques et des mails reçus Gestion du calendrier Outlook (Coupures Enedis, CCS...) Réservation de la salle de réunion et gestion du calendrier Outlook Gestion et commande d'enveloppes et papier de l'imprimante Gestion des signalements et demandes d'interventions (GPSEA, SATELEC, ORANGE...) SECRETARIAT Rédaction des arrêtés municipaux et gestion du tableau Elaboration du registre des arrêtés Organisation, gestion et suivi des commissions de sécurité (Planifications, convocations, préparation des dossiers, élaboration de procès-verbaux et transmissions...) Rédaction des courriers et gestion du tableau Rédiger des notes synthétiques et courriers Gestion et suivi des demandes « E-ATAL et ATAL », clôture des bons travaux Tri, copies, classement, archivage des documents et recherche de l'information Répondre aux diverses demandes du DST, de la responsable administrative et des responsables de services Enregistrement du courrier arrivé EN CAS DE TELETRAVAIL Le télétravail peut s'organiser avec le second agent du service sur des journées différentes et les missions à accomplir relèvent du poste secrétariat telles que définies ci-avant.