Le titulaire du poste assure des fonctions de responsable du secrétariat commun de plusieurs départements au sein du la Sous-Direction Technique de l'AIA Ambérieu-en-Bugey. A ce titre, il participe à l'organisation et au fonctionnement de ces unités en : aidant à la gestion du courrier arrivée et départ ; gérant la documentation (notamment celles classifiées de défense) ; assurant l'administration de proximité ; assurant la transmission et la mise à disposition des informations d'ordre général de fonctionnement de l'établissement au sein des différents services. Par ailleurs, le titulaire du poste assiste les chefs de services dans la gestion des actes courants (ex. préparation des dossiers soumis à leur signature). L'enjeu du poste est d'être à même de faire face seul, à la charge de travail conséquente d'un secrétariat devant gérer les activités d'une cinquantaine de personnes de plusieurs départements Vos principales missions - Etablir des demandes nécessaires au fonctionnement des unités (ex. ordre de mission, demande de véhicule - demande de soutien infra ou informatique) - Saisir et contrôler les permissions et congés de l'ensemble des personnels sur les logiciels référents - Assurer la diffusion du courrier arrivée, après visa du commandement, en privilégiant les moyens modernes et dématérialisés - Centraliser et vérifier le courrier départ pour le présenter à la signature du commandement, et le transmettre une fois visé au service responsable de l'expédition - Assurer la saisie des heures de production de la Sous-Direction Commerciale et du Département d'Etudes, dans les systèmes d'information référents - Exploiter et mettre à jour la documentation nécessaire au secrétariat (ex. fiches d'information des personnels, suivi médical) - Rédiger des documents (courriers, notes) en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur - Vérifier la conformité des documents et des dossiers soumis à la signature du commandement (charte graphique, formules d'usage.) Vos missions secondaires - Assurer l'accueil des visiteurs ou correspondants téléphoniques - Transmettre un message ou relayer un appel téléphonique vers le service ou l'interlocuteur ad hoc - Effectuer le classement des documents (chrono, ordre de mission, messages) - Discerner le degré de confidentialité de chaque information suivant l'interlocuteur et contrôler son accès au(x) dossier(s) - Collecter les besoins de l'unité, établir les commandes, réceptionner et stocker les fournitures de bureau - Contribuer à la gestion des documents classifiés - Informer les nouveaux arrivants des moyens mis à leur disposition et participer au processus d'intégration des nouveaux membres de l'équipe - Assurer la prise de note et la rédaction de comptes-rendus de réunion Il s'agit d'un poste non pérenne rémunéré au SMIC. Ce poste est fait pour vous si... - Vous êtes titulaire d'un diplôme Bac+2 en assistanat de direction ou RH. - Vous détenez une expérience dans l'assistanat au recrutement et le suivi de tableaux de bord - Vous êtes organisé, rigoureux et réactif. Avantages Possibilité de restauration sur place