POSTE : Assistant·e de Formation H/F DESCRIPTION : Véritable interface entre les stagiaires et l'équipe de Business K Concept, l'Assistant/e de formation prend en charge et s'assure de la bonne gestion administrative des dossiers des stagiaires, des formateurs et du bon déroulement des formations dont il/elle a la charge. Les missions s'articulent autour de : L'accueil : 1/ Assure un accueil téléphonique et physique - Renseigne sur l'offre de formation et les conditions d'accès - Analyse et transmet les messages si l'interlocuteur ne peut être joint Le suivi administratif des formations : 1/ Formations POEI et POEC - Collabore à la réponse client (données administratives). - Participe en cas d'accord à la mise en oeuvre et au bon déroulement de l'action. - Assure son suivi en fonction des spécificités et contraintes. 2 / Préparation et ouverture d'une formation - Etablit les dossiers administratifs des stagiaires, assure leur suivi et archivage. - Elabore et transmet les documents obligatoirement liés au parcours du stagiaire (contrats, conventions, convocations, livret d'accueil, attestations etc.) - Renseigne les informations sur le logiciel Kairos, DIGIFORMA. - Etablit et assure la transmission des documents concernant les formateurs (lettres d'engagement, autorisations de cumul, fiches d'émargements, etc). - Participe à l'ouverture de la formation. - Prépare et participe aux réunions d'ouverture et de clôture. 3/Suivi de la formation - Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs (OPCO, Pôle emploi). Si nécessaire, prépare les conventions de stage en entreprise. - Prépare les conventions et assure la saisie dans DIGIFORMA. 4/ Fin de formation - Etablit les attestations de fin de formation, relevés d'acquis, diplômes. - Procède au classement et à l'archivage des dossiers de la formation et des candidats, adapté au contexte spécifique de BK. GESTION FINANCIERE - Elabore la fiche financière de l'action - Assure la saisie des éléments financiers dans kairos, DIGIFORMA (conventionnement) - Prépare et transmet les éléments nécessaires à la facturation sur CHORUS PRO (contrats, conventions, relevés d'heures etc.) - Etablit si nécessaire les bilans financiers des actions - Assure le suivi des règlements pour les stagiaires individuels payants et effectue les relances de premier niveau - Suivi de la facturation sur tableau Excel. PROFIL : Excellent relationnel et sait créer des relations de confiance avec les partenaires et les candidats. Grande aisance orale ainsi qu'en rédaction/ communication Rigueur, organisation, priorisation et gestion du temps Dynamisme et capacité d'adaptation