Référence CSP: O044241/202000010 Assistance organisationnelle du Directeur Général Adjoint Direction Générale Territoires Proximité Déchets et Sécurité (DGTPDS) Vos activités : Assistance organisationnelle du Directeur Général Adjoint : - Gérer l'accueil téléphonique et physique - Gestion de l'agenda - Organiser les réunions (réservation salles de réunion, matériel, déjeuner de travail, invitations...) - Organiser les déplacements du DGA - Préparer les dossiers (ODJ réunion, diffusion CR, ventilation documents) - Assurer la veille sur les agendas des principaux collaborateurs du DGA - Assurer un lien ponctuel avec les partenaires externes pour les réunions Préfecture, DDSP et NMH Gestion du courrier : - Traiter certains messages directement (ou répondre suite consignes ou orientation) Appui auprès du DGA : - Inscrire, préparer et suivre des dossiers aux différentes instances municipales et métropolitaines Préparation des bilatérales élu et DGS : - Inscrire à l'ODJ des dossiers du DGA et suivi des décisions Suivi et coordination des dossiers spécifiques en lien avec le cabinet de la Maire Présidente et des demandes du DGS : - Coordonner les demandes, transmettre auprès des directions et gestion des réponses en lien avec le DGA - Transmettre et suivre des demandes pour l'organisation des rdv de la Présidente inscrits dans l'agenda partagé Classement et archivage - Classer et archiver l'ensemble des documents du DGA Suivi des instances pilotées par le DGA : -GVT proximité nantaises /Déjeuner gouvernance territoriale et fabrique de la ville /Conférence des DGS / Déjeuner préparatoire conférence des DGS Mise en ½uvre du projet de direction et plan de communication interne : - Organiser et suivre des CODIR DGTPDS en lien avec le référent projet de direction - Être en appui sur l'organisation des séminaires de la DGTPDS - Être en appuis au référent projet de direction sur les actions à mener et suivre - Créer et mettre à jour régulièrement des outils de fonctionnement interne - Créer et animer l'espace collaboratif de la DGTPDS Coordination des secrétariats de la Direction Générale : - Harmoniser les procédures administratives au sein de la direction générale - Assurer un appui technique auprès des services - Assurer la continuité de service par la mise en place de permanences physiques et téléphoniques en lien avec l'assistante de la MGCT - Rencontrer les assistantes de la DGTPDS (11 assistantes) 1 à 2 fois par an en fonction de l'actualité de la DGTPDS Coordination communication interne : - Être en appui sur la communication interne et assurer la coordination avec les référents des directions de la DGTPDS