POSTE : Office Manager - CDI H/F DESCRIPTION : Au sein des locaux de notre client, situés à Fontenay-sous-Bois, vous avez pour objectif d'assurer un accueil premium auprès des occupants et des visiteurs. En tant que garant(e) de l'expérience client Circles, vous développez une relation de confiance et de proximité avec la clientèle, tout en veillant au respect des process et standards de qualité. Pour ce faire, vous avez pour missions pour un site de 3000 collaborateurs : La Gestion de l'accueil - Assurer un accueil premium, inspiré des standards de l'hôtellerie : réception, orientation et accompagnement personnalisé des visiteurs et des occupants. - Veiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil, des espaces collectifs et de la conciergerie - Remise de badges visiteurs externes - Distribution et ramassage de cartes restaurant externe avec la tenue d'une procédure d'enregistrement - Demande et présentation systématique aux visiteurs d'une pièce d'identité - Accueil des livreurs et prises en charge des colis (en lien avec le centre de tri - Gérer les réservations des places de parking et des salles de réunion - Permanence téléphonique au besoin - Gestion des casiers connectés - Garant de la présentation des services de conciergerie MyCircles : présentation des services, de leur fonctionnement - Utiliser les outils bureautiques, suivre les process internes et réaliser des reportings réguliers. La gestion de l'évènementiel et la communication : - Aide évènementiel de la Welcome Manager (participer à l'élaboration d'événements, participer à la mise en place, accueil du traiteur) - Aide de la Welcome Manager à la mise en oeuvre des animations (accueil des prestataires, suivi des inscriptions, prendre des photos sur place) - Organiser sous gouvernance de la Welcome Manager des évènements, animations sur site, des jeux concours et des expos-ventes mensuelles sous validation de Urban Station - Soutien de la Welcome Manager à la mise en oeuvre de food truck sur site (1 à 2 food truck par mois) - Transmission du questionnaire de satisfaction après chaque événement et animation et compte rendu à la Welcome Manager (nombre de personne, coût de l'animation, envoi des résultats du questionnaire avec un compte rendu) - Soutien de la Welcome Manager dans la mise en oeuvre des visuels (films, photos, ) sur écrans des espaces d'entrées des bâtiments Val Bienvenue et Esterel - Réception et enregistrement des commandes faites à la conciergerie - Création des communications sous marque blanche et chartées Urban Station (affichages papier, newsletter, digital, informatique) - Création des communications et jeux concours pour promouvoir les biens et les services en vente à la conciergerie (faire gagner des bons pour commander des biens et services de la conciergerie) - Gestion des sous-traitants de la conciergerie - Plan de communication sous arbitrage de la Welcome Manager à mettre en place (alerte sur les promotions, communications sur les services proposés) \_ entre 50 à 70 communications par an. - Enregistrement informatiques centralisé permettant la traçabilité de tous les articles confiés Le management d'équipe - Supervision de l'équipe d'Hospitality Circles (4 personnes réparties sur 2 sites client) - Assurer la formation des nouveaux arrivants (titulaires, volant) Cette liste de missions n'est pas exhaustive, elle peut évoluer en fonction de vos propositions et des attendus du client. Avantages : - Prime d'objectif annuelle pouvant aller jusqu'à 5% du salaire annuel brut - CSE d'entreprise - Mutuelle d'entreprise prise en charge à 60% par l'employeur - Titres-restaurant d'une valeur de 10 Euros par jour travaillé dont 60% de prise en charge par Circles - Un cadre de travail agréable où le but de votre mission est de procurer du bien-être au travail. - Possibilité de se garer sur le parking du site Informations complémentaires : - Lundi au vendredi : de 7h30- 15h30 (dont 1h de pause) soit 35h/sem - Ce CDI est à pourvoir dès le 1er mai 2026 ! PROFIL : - Vous êtes passionné(e) par le service client - Vous êtes autonome, ponctuel(le), rigoureux(se), organisé(e) - Vous maîtrisez le Pack Office (Word, Excel, Outlook ainsi que les outils, et êtes à l'aise avec l'ensemble des outils informatiques). - Vous avez une excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit. - Votre savoir-être est exemplaire : diplomatie, courtoisie, proactivité, gestion des conflits et sens du service. - Vous êtes polyvalent(e) et capable de gérer simultanément plusieurs missions (accueil, événementiel, logistique) Des études hôtelièr