RESPONSABILITÉS : · Accueillir les doctorants (physique, mail, téléphone) · Valider les inscriptions administratives des doctorants dans APOGEE (vérification des pièces justificatives et du paiement des droits d'inscription) · Assurer la gestion de la scolarité des doctorants · Mettre à jour des tableaux de suivi · Délivrer l'attestation de réussite et le diplôme · Authentifier des diplômes et établir des certificats à usage administratif · Assurer le suivi des demandes de dérogation en 4ème année de doctorat dans le logiciel ADUM (logiciel partagé avec les écoles doctorales et l'Ecole des Docteurs) · Echanger des informations avec l'école des docteurs · Vérifier les dates prévisionnelles et d'envoi du manuscrit · Vérifier le financemert du doctorat jusqu'à l'envoi du manuscrit aux rapporteurs · Vérifier la contormilé des jurys de soutenance de thèse après visa des Ecoles Doctorales · Vérifier et classer les documents après soutenance dans ADUM (feuille démargement, PV de soutenance, avis de diffusion et rapport de soutenance) · Créer les établissements français et étrangers pour les jurys de thèse dans la base APOGEE · S'assurer du dépôt du manuscrit de thèse à la bibliothèque universitaire avant de remettre ou envoyer un diplôme de doctorat · Aide ponctuelle des autres agents du service au besoin Conditions générales du poste · Catégorie du poste : C · Corps de recrutement : ATRF · Quotité de travail : 100% · Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus t · Poste ouvert uniquement aux contractuels · Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 1 an · Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1 · Rémunération: Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74 et 1900.19. € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €) PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances : · Connaissance du monde universitaire et du système de formation LMD · Connaissance de la réglementation liée à la gestion du diplôme de doctorat · Notions en anglais Savoir faire technique : · Maitrîse d'Excel et Word, aisance avec l'outil informatique (Apogée, ADUM, etc.) Savoirs comportementaux : · Rigueur et sens de l'organisation (respect des échéances) · Bon relationnel avec les collègues et avec le public · Discrétion professionnelle Diplômes requis : Bac en gestion administrative Expérience souhaitée : non Avantages : • Contributions aux frais de transport en commun • Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois • Contributions à la complémentaire santé • Subvention restauration collective • Chèques vacances • Service social • Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage) • Activités sportives et culturelles • Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité) • Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces) • Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..) • Télétravail possible en fonction du poste • 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé • Possibilité d'aménagement du temps de travail • Crèche • Formations