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ASSISTANT ADMINISTRATIF - DÉPARTEMENT RECHERCHE FONDAMENTALE - H/F 75 - PARIS 13
Offre n° 9210793
ASSISTANT ADMINISTRATIF - DÉPARTEMENT RECHERCHE FONDAMENTALE - H/F
75 - PARIS 13 - Localiser avec Mappy
Actualisé le 23 juin 2024
Description : MISSION PRINCIPALE : Sous la responsabilité de son responsable, vous devrez coordonner les activités de gestion du département sur le plan administratif et logistique et en assurer le secrétariat. ACTIVITÉS PRINCIPALES : Suivi administratif des Appels à Projets (AAPs) * Gérer la réception et le suivi administratif du portefeuille de projets du département : Extraction des BDDs, circuit de signatures, courrier de notification, mise à jour dans la base, de données source, etc. Soutien logistique et Admin pour l'évaluation et l'animation scientifiques Organiser les réunions d'évaluation de projets et d'animation scientifique : * Soutien administratif et logistique aux membres experts des Comités Scientifiques Sectoriels CSS rattachés au département (CSS11 & CSS12) * Communication (large Mailing) auprès de la communauté scientifique * Organisation des déplacements et missions : réservations d'hôtels et voyages * Gestion des missions, bons de commandes, notes de frais, fiches d'honoraires experts * Préparation et gestion logistique des réunions (réservation de salles, commandes de plateaux repas, liste des participants, accueil des invités) Assurer le secrétariat du département * Gestion d'agenda et organisation RDV, déplacements /missions des agents * Rédaction et gestion du courrier * Organiser et preparer les réunion hebdomadaires (ODJ, lien teams, bref résumé) * Mise en forme et diffusion de documents ou supports de réunion, comptes rendus * Gérer la documentation et l'archivage * Préparer et suivre le budget de la structure et/ou des projets * Gestion du budget du département et des missions du personnel, commandes de matériel et réception * Clôture et reporting budgétaire en fin d'année SPÉCIFICITÉS ET ENVIRONNEMENT DU POSTE : * Adaptabilité aux situations et aux interlocuteurs * Sens relationnel indispensable du fait de la multiplicité des interlocuteurs : interactions avec l'ensemble des départements de l'ANRS MIE, services centraux de l'Inserm, la Direction, les chercheurs et investigateurs, fournisseurs etc. Profil recherché : CONNAISSANCES : * Connaissance en gestion et fonctionnement de la fonction publique appréciée * Connaissance du milieu de la recherche et expérience de secrétariat scientifique fortement appréciées SAVOIR-FAIRE : * Maîtrise des logiciels Word (dont publipostage), Excel, Powerpoint, messagerie et Internet, outils collaboratifs (planning partagé, visioconférences) * Compréhension de l'anglais (écrit et parlé) * Qualités rédactionnelles requises * Gestion de la confidentialité des dossiers * Capacité d'organisation, gestion des priorités, anticipation, contraintes et imprévus APTITUDES : * Sens de l'analyse, rigueur * Adaptabilité, aisance relationnelle * Anticipation et autonomie * Travail en équipe * Engagement, esprit d'initiative EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S) : * 2 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S) : * BAC + 2 Assistanat de direction, gestion des entreprises et des administrations, assistant de manager
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
-
Temps plein
Temps plein - Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2334,00 Euros à 3196,00 Euros
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigéeCette expérience est indispensable
Informations complémentaires
- Secteur d'activité : Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles
Entreprise
Inserm
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