Référence CSP: O974241/223000370 Placé sous la responsabilité de la Directrice de la Culture et du Sport, le titulaire du poste devra assurer les missions suivantes : 1 - Missions exercées en binôme avec l'Assistante de Direction en poste : * Organisation de la vie professionnelle de la Directrice Culture et Sports o Gérer l'agenda et organiser les rendez-vous en fonction des priorités ; o Recevoir, transmettre les messages téléphoniques et les courriers ; o Assurer l'accueil des interlocuteurs et les orienter si besoin auprès de l'interlocuteur compétent dans un esprit de courtoisie et de réserve ; * Organisation et planification des réunions o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de réunion ; o Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Directrice Culture et Sports ; * Gestion de l'information, classement et archivage o Préparer des dossiers ; o Rechercher et diffuser l'information ; o Trier, classer et archiver des documents. 2 - Missions spécifiques : * Rédaction de compte rendus des réunions o Noter les éléments lors des réunions ; o Rédiger des comptes rendus ; * Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques o Saisir des documents de forme et de contenus divers (tableaux de bord, rétroplanning, etc.) ; o Réaliser des supports de présentation (PowerPoint, Canva, Xmind, etc.) ; * Diffusion de bonnes pratiques en matière de gestion administrative o Établir des procédures/process ; o Veiller à l'harmonisation des pratiques entre les différents pôle et services de la DCS ; * Suivi des projets et activités de la Direction Culture et Sport en lien étroit avec le Responsable Administratif et Financier o Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ; o Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de la DCS ; o Assurer le suivi des rapports via l'outil informatique Webdelib (validation, suivi, modification, respect des délais et circuits de procédures) ; o Participer à la diffusion des informations utiles aux instances décisionnelles.