POSTE : Assistant Administratif - EHPAD H/F DESCRIPTION : L'EHPAD La Miséricorde, basé à Pérignat-lès-Sarliève, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en CDI à temps plein (100 %). Missions principales 1. Relations résidents et familles (sur la dimension hébergement) - Assurer l'accueil, physique et téléphonique des familles ou des résidents et promouvoir l'EHPAD ; - Organiser les plannings de rendez-vous avec les familles pour les visites et les admissions ; - Réaliser les visites de l'établissement ; - Gérer les demandes d'admission sur ViaTrajectoire : réception des demandes, vérification - Réaliser l'état des lieux de la chambre et l'inventaire du trousseau à l'admission ; - Aider à l'installation et à la personnalisation de la chambre, présenter le personnel ; - Traiter les courriers spécifiques liés aux résidents (notaire, succession) 2. Gestion administrative - Suivi facturation en collaboration avec les services comptables du CH Sainte-Marie ; - Gérer les commandes des repas ; - Assurer le suivi administratif des situations particulières (succession, départ, régularisation) ; - Établir les attestations fiscales annuelles à destination des familles ; - Assurer le suivi de l'affichage obligatoire ; - Assurer le suivi des contrats de maintenance et organiser les rendez-vous de contrôle ; - Assurer le suivi des tenues professionnelles ; - Gérer les mandats de prélèvements SEPA des résidents sur le logiciel TITAN - Déclaration des loyers dans le logiciel CAF - Transmission mensuelle des mouvements à la CPAM par télé-service - Produire les reportings demandés par la Direction et les partenaires institutionnels - Numérisation des factures fournisseurs pour transmission sur SERENSIA - Assurer le dépôt des chèques en banque - Transmettre les arrêts de travail et les contrats signés via NETEXPLORER - Commander les produits d'entretien et assurer le suivi des besoins de l'établissement - Suivi des APA et AIDE SOCIALE (transmission des éléments aux différents CD) 3. Secrétariat / accueil - En cas de besoin, garantir la continuité de l'accueil et du secrétariat en l'absence de la titulaire du poste ; - Orienter les interlocuteurs et transmettre les informations aux services concernés ; - Rédiger, saisir, traiter et envoyer les courriers administratifs ; - Assurer les prises de rendez-vous de la Direction ; - Assurer le classement et l'archivage des documents dans le respect des procédures en vigueur ; PROFIL : Profil recherché Formation Niveau minimum Bac +2 (type BTS Gestion PME/PMI, BTS SAM, DUT/BUT GEA, Assistant(e) de direction, etc.) Expérience professionnelle souhaitée de 3 ans minimum sur un poste administratif avec une forte dimension relationnelle (assistant(e) de gestion, assistant(e) de direction, etc.) Savoir faire * Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie outlook) * Maîtrise ou capacité d'adaptation aux logiciels métiers (NETSOIN, TITAN ) * Connaissance du fonctionnement d'un EHPAD et des dispositifs médico-sociaux Savoir être * Rigueur, méthode et sens de l'organisation * Discrétion, respect de la confidentialité et du secret professionnel * Sens du service aux résidents et aux familles * Capacité d'adaptation et polyvalence * Esprit d'équipe et qualités relationnelles * Réactivité et autonomie Rémunération et avantages o Rémunération selon la Convention Collective Nationale FEHAP du 31 octobre 1951, avec reprise de l'ancienneté à 100 % sur un poste équivalent o Récupération des 11 jours fériés non travaillés o Compte Épargne Temps (CET) monétisable o Comité Social et Économique (CSE) attractif o Évolution professionnelle et mobilité interne o Espace bien-être et sportif (coachs ASM Vitality) au Centre Hospitalier de Clermont-Ferrand. o Accès gratuit à l'application Teale (bien-être et soutien psychologique) o Parking gratuit sur site