POSTE : Assistant d'Établissement - Rennes H/F DESCRIPTION : MISSION PRINCIPALE :Elément central de l'établissement, l'assistant(e) d'établissement assure, au travers de sa polyvalence (gestion commerciale, gestion du personnel et gestion administrative) son bon fonctionnement.ACTIVITES ET TACHES :L'assistant(e) d'établissement prendra en main dans un premier temps les missions ci-dessous :Gestion commerciale : - Saisie des bons de commande - Rédaction des documents commerciaux (devis) - Création et gestion des dossiers clients - Gestion de la facturation (envoi des factures, édition des avoirs) - Suivi des réclamations clients Exploitation : - Réception, transmission et validation des bons de travaux - Relance client pour l'obtention des bons de travaux - Traitement des litiges liés aux bons de travaux - Réception et validation de commandes avant transmission aux Animateurs de secteur Gestion administrative : - Gestion du standard téléphonique - Accueil physique des visiteurs - Gestion du courrier - Classement et archivage Dans un second temps, l'assistant(e) d'établissement sera également en gestion de missions ci-après :Gestion du personnel : - Réalisation des formalités d'embauche (DPAE, vérification et authentification des autorisations des salariés étrangers, constitution des dossiers, planification des visites médicales d'embauche, gestion de la mutuelle) - Tenue et mise à jour des dossiers du personnel - Enregistrement et suivi des déclaration d'accident de travail - Réalisation des attestations de salaire consécutifs aux arrêts de travail - Saisie des contrats de travail et avenants - Suivi quotidien des plannings des salariés opérationnels (absences, CP, maladie, etc) - Gestion des échéanciers (renouvellement des CDD, planification VM de reprise/de suivi, renouvellement des titres de séjours, etc) - Saisie des préparations de paie - Rédaction de courriers de notification simple (suspension de contrat de travail, accusé de réception de départ en maternité, etc) - Rédaction de courriers disciplinaire de premier niveau et suivi des sanctions disciplinaires Transfert et reprise conventionnel de personnel - Préparation des dossiers salariés dans le cadre des transferts A7 - Analyse des dossiers salariés dans le cadre des reprises A7 - Rédaction des contrats de reprises A7 - Gestion des problématiques liées aux transferts et reprises conventionnelles de personnel en lien avec le service RH PROFIL : Compétences métiers : - Maitrise de des outils bureautique (Word, Excel) - Maitrise des outils liés à l'exploitation (divers logiciels internes) - Connaissances en facturation - Connaissances en paie - Connaissances en gestion administrative du personnel Compétences comportementales : - Rigueur - Réactivité - Sens de l'organisation - Bon relationnel - Discrétion Prérogatives vis-à-vis de la société : - Appliquer les procédures établies - Faire preuve de confidentialité - Respecter les délais impartis Prérogatives vis-à-vis des clients : - Faire preuve de courtoisie - Respecter les engagements contractuels