POSTE : Assistant Polyvalent - Administratif et Comptable H/F DESCRIPTION : L'entreprise : Holding qui regroupe les activités de 4 sociétés. Dans le cadre de vos fonctions, vous pourrez être amenés à travailler pour ce groupement d'entreprises selon le besoin exprimé par la Direction. Pour rappel, ci-après la description des activités de chacune : - 1 - Société Financière détenant les ressources humaines relatives aux fonctions supports du Groupement notamment sur les domaines - administratif, finance, marketing et communication, gestion du personnel, marque entreprise, etc. 2-Elle intègre également l'activité du Centre d'Affaires et de coworking proposant à la location des espaces nomades, des salles de réunion, des bureaux fermés, etc. - 3- Bureau de Conseils et d'Études Techniques indépendant et pluridisciplinaire Courant Faible (CFA - Sûreté, Sécurité, Réseaux, Domotique Environnementale) et Courant Fort (CFO - Électricité). ils développement leur secteur d'activité autour de l'intelligence des villes et des bâtiments afin d'élaborer des programmes novateurs : Centre Aquafitness et Bien être proposant des cours aquatiques 4- Société civile immobilière, gestionnaire de patrimoine immobilier La mission : Sous l'autorité directe de la Responsable Administrative et Comptable, vos missions seront variées et couvriront plusieurs domaines essentiels au bon fonctionnement des activités du groupe. Vous interviendrez sur 4 axes principaux : 1. Gestion Administrative et Organisation d'Évènements : - Accueil et Gestion des Locaux : - Accueil téléphonique et physique des visiteurs, - Réception, distribution et traitement du courrier, des colis, (vérification, signature et tampons), - Gestion de la bonne tenue des locaux, - Suivi des stocks et gestion des commandes de consommables, - Prise en charge des litiges liés au bâtiment (sinistres, dégât des eaux, suivi des expertises, gestion des assurances), - Gestion de l'assurance des locaux et de la Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro). - Gestion Administrative et Financière quotidienne : - Rédaction de mails, courriers divers (Banques, Assurances, Factures, etc.), - Classement et archivage, - Mise à jour des différents tableaux de trésorerie pour chacune des sociétés (éléments de facturation, encaissements / décaissements, charges fixes et prévisionnelles, éléments de rémunération, etc.). - Gestion des événements et relations clients : - Gestion et organisation des cadeaux clients en fin d'année, - Gestion et organisation de la soirée de fin d'année, - Organisation des déplacements professionnels (réservation de restaurants, billets d'avion, voiture de location, chambres d'hôtel). - Gestion des Fournisseurs : - Gestion des contrats : négociation, passation des commandes et suivi du bon déroulement des achats (matériel, logiciels, etc.), - Suivi et contrôle des livraisons, - Suivi et règlement des factures, - Réclamation des factures manquantes. 2. Facturation et Recouvrement Clients : - Vérification des commandes clients avec leur CRM, - Relance hebdomadaire des Chargés d'Affaires concernant l'étalonnement et la prévision de facturation, - Mise à jour des tableaux de suivi de facturation et de recouvrement, - Facturation : vérification de la conformité des factures avant facturation, dépôt des factures sur Chorus et autres plateformes, suivi des échéances et recouvrement. - Facturation mensuelle des Management Fees et Prestations de Présidence vers les sociétés du groupe, - Facturation mensuelle liée à l'activité du Coworking (peu de clients en facturation manuelle), - Émission des quittances de loyers mensuels incluant une prévision des charges, - Calcul de la revalorisation annuelle des charges, - Suivi des échéances et recouvrement. 3. Gestion du Coworking : - Renseignement des visiteurs et accueil des coworkeurs, - Gestion de la plateforme de réservation en ligne : vérification quotidienne du planning des réservations et contrôle des paiements, - Préparation et remise en état des salles à chaque location, - Gestion des appels téléphoniques et traitement des e-mails, - Dynamisation de l'activité pour recruter et fidéliser de nouveaux clients, - Rédaction des contrats de domiciliation et suivi des contrats en cours, - Contrôle des comptes crédits des coworkeurs. 4. Gestion de la Comptabilité : - Intégration dans le logiciel des différentes pièces comptables par rapport aux différents logiciels utilisés, - Vérification et imputation des pièces comptables, - Vérification et saisie de