Référence CSP: 2024-1792182 Activités principales : - Secrétariat du chef de pôle, appui à la gouvernance et aux projets transverses et appui ponctuel aux départements / missions qui composent le pôle 1- Secrétariat du chef de pôle - Traitement du courrier (enregistrement arrivée-départ, répartition) - Accueil téléphonique - Prises de rendez-vous, réservations véhicules, salles - Frappe des courriers, de mailing, photocopies, scans - Réservation billets train, gestion CHORUS DT et aide aux agents - Suivi avec le chef de pôle de dossiers confidentiels (entretiens professionnels, CIA) - Tenue du calendrier prévisionnel des congés - Gestion des fournitures du pôle pour le site de Bordeaux - Gestion messagerie secrétariat, messagerie Pôle 3e - Gestionnaire FIBEN - Appui aux chefs de département sur des dossiers particuliers ou en cas de besoin ponctuel lié à une urgence, besoin de mobilisation exceptionnelle - Correspondante Communication pour le pôle 3e Sur l'ensemble de ces missions, une coordination forte est requise avec l'alternant(e), le cas échéant. 2- Appui à la gouvernance et aux projets transverses du pôle - L'assistant(e) participe à la gouvernance du pôle (REP, REP +) et appuie en amont la préparation de ces instances, - Il/elle appuie au plan administratif les projets transverses du pôle : séminaires, temps de travail transverse de l'encadrement, recueil /harmonisation des feuilles de routes, établissements de documents type PPt de présentation du pôle. - A ce titre il/elle peut être amené(e) à participer aux équipes projets mises en place. 3- Organisation et suivi des documents présentés à la signature du Préfet » (auquel cas le §3 deviendrait le §4) ? o Coordination avec les services métiers et les personnes référentes en fonction de l'organisation retenue dans chaque Département o Coordination avec l'assistante de direction sur les départs et les retours des parapheurs o Suivi et alerte sur les départs et les retours des parapheurs en fonction des impératifs calendaires o Scan des documents signés et renvoi aux services concernés En dehors du pôle 3e et en roulement entre les assistantes des différents pôles : - Participation au traitement du courrier pour l'ensemble des pôles - Suppléance de l'assistante du directeur régional