RESPONSABILITÉS : Dans le cadre d'une suppléance, l'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e gestionnaire de scolarité au sein de l'UFR Médecine, rattaché.e au pool de suppléance. Le/la gestionnaire aura en charge les missions suivantes : 1. Organisation des examens facultaires et nationaux · Participer à la gestion administrative au début et à la fin des épreuves. · Assurer la distribution et la récupération des tablettes utilisées lors des examens. · Procéder à la vérification de l'identité des étudiants et au suivi des feuilles d'émargement. · Apporter un appui à l'organisation administrative des Examens Cliniques Objectifs et Structurés (ECOS), évaluations pratiques destinées à apprécier les compétences cliniques des étudiants en médecine à partir de mises en situation simulées. 2. Organisation des oraux d'admission en deuxième année des études de santé · Participer à l'élaboration des plannings et à l'organisation des jurys. · Assurer la mise en place logistique des épreuves (affichage, mise en place des sujets, répartition des étudiants en groupes). · Préparer et envoyer les convocations aux candidats et aux membres de jury · Veiller au bon déroulement des épreuves 3. Appui aux gestionnaires de scolarité · Saisie des résultats d'examens sur le logiciel dédié · Accueil des étudiants · Suivi de dossiers administratifs · Archivage 4. Organisation des jurys dispositif Passerelles (accès aux études de santé) · Suivi de dossiers · Envoi des convocations et des courriers d'admission et non admission · Gestion des procès-verbaux PROFIL RECHERCHÉ : Compétences : - Maîtrise de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la Recherche - Maitrise de l'offre de formation de l'établissement - Connaissance générale des techniques de secrétariats et/ou gestion administrative - Connaissance générale des statuts, règlements et procédures relatives à la gestion de la scolarité - Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires - Connaître les circuits de circulation des documents entre les différents services et responsables - Maîtrise de l'environnement bureautique et des outils informatiques de scolarité (APOGEE) - Maîtrise des techniques de communication (courriers, téléphone, courriers électroniques...) - Maîtrise des règles d'hygiène et de sécurité Savoir-faire : - Assurer la continuité du service public et garantir en permanence la qualité de l'accueil - Maîtriser les outils bureautiques et informatiques (communication) - S'approprier et utiliser un nouvel outil - Concevoir et rédiger un document précis et rigoureux - Etablir un planning - Savoir coordonner ses activités et organiser son poste de travail - Planifier son activité, gérer les priorités, respecter les délais - Recueillir, traiter, communiquer et partager l'information - Apprécier le niveau de confidentialité des informations -Renseigner et suivre les tableaux de bord - Savoir appliquer la réglementation et les procédures, diffuser les bonnes pratiques - Savoir utiliser les techniques de classement et d'archivage - Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électroniques, téléphones....) - Trier, hiérarchiser et classer les informations Savoir-être : - Sens des contacts et des relations humaines, être à l'écoute - Sens de la pédagogie, patience - Bonne expression orale et écrite, maîtrise de l'orthographe - Etre disponible - Faire preuve de rigueur et de méthode - Polyvalence et capacité d'adaptation (situations, nouvel outils...) - Etre force de proposition - Savoir travailler en autonomie tout en rendant compte au responsable du service - Savoir prioriser les activités, gérer les délais - Aptitude à travailler en équipe - Capacité à gérer les conflits, à faire face aux situations d'urgence - Discrétion et confidentialité - Réactivité - Diplomatie et maîtrise de soi Type de recrutement Poste de catégorie B CDD à pourvoir du 01/04/2026 au 08/07/2026 Conditions salariales • Rémunération selon expérience • Participation à la protection sociale complémentaire Date limite de réception des candidatures : 24 mars 2026