Référence CSP: O001250/723000965 Haut Bugey Agglomération porte des projets d'envergure dessinant l'avenir du territoire. Elle recrute : Un agent d'accueil et de secrétariat (H/F) pour son accueil général. MISSIONS PRINCIPALES : Accueil physique et téléphonique du public * Accueillir le public avec amabilité * Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques * Appliquer les règles de communication et de protocole * Mettre en relation des correspondants * Gérer les situations de stress et réguler les tensions * Réagir avec pertinence aux situations d'urgence * Conserver neutralité et objectivité face aux situations * Adapter son intervention aux différents publics * Appliquer les règles et consignes de sécurité liées aux lieux Préparation des bureaux communautaires * Préparer les dossiers en lien avec la responsable * Solliciter et vérifier les documents auprès des intéressés * Mettre en forme et envoyer les dossiers et les convocations * Préparer la salle * Rédiger le compte-rendu et faire la transmission (élus et interne) Secrétariat administratif * Gérer un planning des réservations de salles * Préparer des salles lors de certaines réunions * Enregistrer des factures * Transmettre les arrêtés aux délibérations en sous-préfecture * Traiter les emails et les courriers (répartitions dans les services concernés et enregistrement informatique * Assurer la gestion des stocks de fournitures administratives * Mettre en forme les courriers de certains services (communication, cabinet...) * Suivre la procédure et le protocole pour signature * Envoyer les courriers et faire des copies pour les services concernés * Gestion des invitation (président) Gestion des commissions * Envoyer les convocations aux personnes concernées * Faire la relance des présences * Gérer la commande des plateaux repas * Gérer les bases des données Ponctuellement : * Gérer l'agenda du président et du directeur du cabinet * Gérer certains dossiers non confidentiels * Remplacer et effectuer les tâches d'un/une collègue d'accueil en son absence * Faire les courses pour différents réunions (café, thé...) * Préparer le v½u du Président au début de l'année et envoyer la carte