Secrétaire de direction (H/F) 13 - MARSEILLE 07
Offre n° 0144529
Secrétaire de direction (H/F)
13 - MARSEILLE 07 - Localiser avec Mappy
Publié le 07 juillet 2024
Description du poste : Poste Assurer le traitement et le suivi de dossiers***Rédiger tous types de courriers, * Elaborer des tableau de bord, * Gérer et suivre les contrats de partenariats et/ou conventions avec les différents prestataires et / ou tutelles, * Adresser les plannings des cours au Conseil Régional mensuellement, * Gestion des stages étudiants en I.F.C.S en lien avec le responsable pédagogique, * Classer et archiver les dossiers. Orienter, renseigner et informer les différents interlocuteurs***Effectuer l'accueil physique et téléphonique, * Renseigner et orienter les interlocuteurs, * Rédiger et diffuser des notes de service et / ou d'information, * Réceptionner, ouvrir, enregistrer et trier le courrier, * Gérer et répartir les mails de la boite générique de l'établissement, * Réserver les salles. Optimiser la gestion du temps de la Direction par ordre de priorité***Gérer l'agenda et les déplacements, * Gérer les demandes urgentes en cas d'absence ou de non disponibilité, * Préparer et organiser les différentes réunions, évènements., * Participer aux réunions, * Prendre et noter et rédiger des comptes rendus Analyser et remédier aux dysfonctionnements organisationnels et structurels***Participer au déploiement de la démarche qualité, * Gérer le service de l'accueil en cas d'absence de l'hôtesse, * Proposer et participer à l'implantation de nouvelles procédures administratives afin d'améliorer le bon fonctionnement du service et /ou de l'établissement, * Assurer le suivi de la gestion des : * Réclamations clients ainsi que les dossiers contentieux, * Fiches d'évènements indésirables. Fonction Management***S'assure du respect des délais et de la qualité du travail réalisé, * Suit et gère le planning de l'agent d'accueil, * Gère l'organisation et les absences de l'agent d'accueil et informe à la direction de l'établissement, * Participe et accompagne au développement des compétences et remonte les difficultés à la direction de l'établissement, * Vise et argumente les demandes de formation puis les soumet à la direction de l'établissement. Date de prise de poste souhaitée Dès que possible. Description du profil : Vous êtes placé(e) sous l'autorité directe du Directeur d'établissement. Diplômes & expérience exigés : BTS « assistant de gestion » ou « assistant de direction » Savoirs - Maitrise de l'environnement CRf et de l'institut de formation, - Connaissances des différents partenaires, - Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) - Connaissance des logiciels : GRR, Odyssée, Winifsi, Doodle, - Posséder une aptitude à la communication écrite et orale ; - Gestion Gmail et Agenda Google, Savoirs faire techniques - Être capable de concevoir des supports de suivi et de gestion, - Être capable d'assurer un Reporting régulier des activités et diverses problématiques auprès de la Direction ; - Être capable de concevoir des supports de suivi et de gestion ; - Être capable de gérer simultanément plusieurs activités ; - Être force de proposition ; Savoirs faire relationnels - Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, patience, maitrise de soi et disponibilité ; - Être capable de travailler en autonomie et en équipe ; - Faire preuve de confidentialité, discrétion et discernement ; - Faire preuve d'objectivité et d'impartialité ; - Anticiper, organiser, respecter les délais, avoir le sens des priorités ;
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 35 Jour(s)
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Entreprise
Présentation de la Croix-Rouge française : Forte de ses 66 275 bénévoles et 16 700 salariés engagés en France comme à l'étranger, la Croix-Rouge française, (650 établissements et services pour 1,5 milliards de CA annuel) c'est à la fois une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, de volontaires engagés depuis plus de 150 ans sur de nombreux fronts de la lutte contre les précarités, et une entreprise à but non lucratif de services dans les champs sanitaire, soci...
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