Description du poste Assurer la transmission et la mise à disposition de l'information Saisir, mettre en forme (charte graphique, formules d'usage) et reproduire les documents dans le respect des procédures en vigueur. - Organiser le classement et l'archivage des documents courants. - Tenir un échéancier du courrier nécessitant des réponses -Assurer le suivi d'éléments ayant des répercussions sur la rémunération des agents de la division : Décompte et vérification des heures supplémentaires en suivant la réglementation pour ne pas dépasser le quota autorisé - Transmission des données concernant les heures de travail effectuées en DPIS (travaux dangereux pénibles insalubres et salissant) - Assurer le traitement des demandes et sollicitations diverses Etablir des avis de visite et accueillir les visiteurs. - Prendre les messages téléphoniques et les orienter et/ou les filtrer. - Rendre compte des dysfonctionnements relatifs à la bonne marche du secrétariat et proposer, le cas échéant, les adaptations nécessaires. -Contribuer à l'assistance logistique des membres de l'équipe Réserver des salles et/ou des moyens. - Etablir, vérifier et transmettre les ordres de mission sous logiciel SAXO et TACITE. - Commander et suivre les fournitures et le mobilier sous logiciel SAPHIR - Aider à la planification des congés pour assurer la continuité Description du profil : Avoir tenu un secrétariat Avoir occupé des missions en lien avec les exigences Qualité, sécurité et environnement