L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire (CHU) à dimension européenne mondialement reconnu. Elle s'organise en six groupements hospitalo-universitaires (GHU) articulé autour de cinq universités franciliennes : AP-HP.Centre Université Paris Cité, AP-HP.Sorbonne Université, AP-HP.Nord Université Paris Cité, AP-HP.Université Paris-Saclay, AP-HP.Hôpitaux Universitaires Henri-Mondor et AP-HP.Hôpitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année plus de 8 millions de patients : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Île-de-France : près de 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. Plus d'informations sur http://www.aphp.fr Missions générales : Assistance opérationnelle à la Direction projet (organisation, coordination, suivi administratif) Mise en forme de documents stratégiques Appui à la communication interne et externe 1. Avant l'ouverture de l'Institut (jusqu'en 2027) : Assistanat de direction : gestion d'agendas, organisation de réunions, rédaction de notes et supports Gestion documentaire : classement, archivage, diffusion et mise à jour Interface avec les partenaires internes et externes Organisation des déplacements et des événements (ateliers, comités, visites) Support administratif (signatures, conformité des documents) Optimisation des process et organisation Contribution à la communication : rédaction de contenus, mise à jour des supports, publication web Mission 2026 : rédaction des contenus du site internet 2. Après l'ouverture (à partir de 2027) : Pilotage du secrétariat de direction et gestion des priorités Organisation des instances du GIP et gestion du back-office Suivi administratif des activités et événements Mise à jour des documents institutionnels Coordination avec les équipes et gestion des espaces documentaires Appui aux visites et relations partenaires Communication & coordination : Rédaction de contenus et mise en forme des supports Valorisation des activités de l'Institut Appui au bon fonctionnement quotidien (liste non exhaustive) Qualités professionnelles requises .Organisation et rigueur - Capacité à gérer plusieurs agendas, priorités et dossiers simultanément avec précision. .Proactivité et anticipation - Savoir identifier les besoins de la direction et agir avant que les problèmes n'apparaissent. .Excellente communication écrite et orale - Rédaction claire, mise en forme professionnelle des documents. .Discrétion et confidentialité - Respect absolu des informations sensibles et des échanges internes. .Esprit d'équipe et coordination - Capacité à collaborer efficacement avec l'ensemble des équipes. Connaissances associées .Maîtrise des outils bureautiques et de présentation - Word, Excel, PowerPoint, et outils collaboratifs (Teams, Onedrive). .Principes de communication interne et externe - Rédaction de supports, structuration de messages, mise en forme cohérente avec la charte graphique. .Techniques d'organisation et gestion administrative - Gestion d'agendas complexes, suivi des réunions, archivage et classement documentaire. PRE-REQUIS Formation : Bac+2 à Bac+5 en assistanat de direction, communication, secrétariat ou gestion administrative. Expérience : 2 à 5 ans minimum sur un poste similaire d'assistanat de direction, idéalement avec un volet communication ou coordination de projet. Compétences techniques : maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs (Teams, OneDrive). Compétences linguistiques : très bonne maîtrise du français écrit et oral ; la connaissance de l'anglais est un plus. (liste non exhaustive)