Description du poste Tâches administratives Répondre aux demandes et sollicitations des familles Suivre l'agenda de la Direction avec prise de rendez-vous et envoi des invitations Mettre à jour mes registres « entrées et sorties » Rédiger les notes de service, les ordres du jour des réunions et les comptes rendus Mettre à jour le tableau de suivi des réclamations Planifier les réunions annuelles du CODIR Planifier les réunions annuelles du COPIL Qualité et du Conseil de la Vie Sociale Réserver les salles et effectuer les convocations pour le COPIL Qualité et le Conseil de la Vie Sociale Effectuer le classement et l'archivage des différents documents administratifs Admissions Etablir les habilitations via-trajectoire Suivre les dossiers sur via-trajectoire Suivre le nombre de résidents pour anticiper les futures entrées Préparer les dossiers éventuels pour les futures admissions pour le CODIR Organiser les pré-admissions Remettre les dossiers d'entrée - à constituer en amont Informer les équipes Saisir les éléments sur Netfactu Facturation Saisir les éléments relatifs aux dépenses de sécurité sociale rattachées au budget soins Etablir la facturation des frais de séjour (Payant, Aide sociale, APA hors département) Effectuer les courriers aux notaires pour les décès Effectuer la révision annuelle du GIR Mettre à jour les tarifs selon le nouvel arrêté tarifaire Effectuer le suivi comptable Renseigner le tableau d'activité pour le contrôle de gestion Suivre les impayés et faire les relances Etablir les attestations fiscales annuelles Régie Effectuer les états de régie mensuels Compter la caisse chaque fin de mois Suivre l'argent de poche pour les résidents PAP Contrôle de gestion - Commissaires aux comptes Fournir les fichiers résidents et les fichiers de facturation Déposer les éléments justificatifs Contrôler un autre établissement Profil recherché Vos compétences Faire preuve de disponibilité et rendre compte à sa hiérarchie Faire preuve d'initiative et être force de proposition Savoir travailler en équipe Connaître les règles de facturation en EHPAD Connaître et maîtriser les outils informatiques et bureautiques Connaître et appliquer les règles de classement et de l'archivage Connaître et respecter les règles de confidentialité liées à son activité Evaluer les situations, choisir les priorités, planifier et gérer les échéances Etre un bon communiquant : transmettre et coordonner les informations La connaissance et maîtrise du logiciel Netsoins serait un plus.  Votre formation BTS Support à l'Action Managériale Expérience dans le secrétariat