En prévision d'un départ à la retraite, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ive) BTP pour notre agence de Champniers (16). Au sein de l'agence composée d'une cinquantaine de salariés, en lien direct avec le Responsable d'agence, vous êtes chargé(e) de la gestion administrative de l’établissement, ainsi que du suivi administratif des chantiers et de la facturation. Vous êtes en contact avec de nombreux interlocuteurs : Vos collègues de l'agence et du siège social, les clients, les fournisseurs etc. Principales missions : Gestion administrative de l’agence - Accueil physique et téléphonique - Gestion du courrier postal et des emails de l’agence - Suivi de la maintenance de l'équipement bureautique (copieurs, ordinateurs, clim...), gestion des stocks de fournitures administratives - Participation au bon fonctionnement du site (respecter et faire respecter les règles d’hygiène et de sécurité, afficher les notes de service...) - Appui au Chef d’agence sur le plan administratif (frappe de courriers, gestion de l’agenda, préparation de dossiers etc.) - Classement et archivage de documents en respectant les procédures internes Gestion administrative du personnel : - Formalités d’entrées (constitution du dossier d’embauche, remise du dossier mutuelle, du livret d’accueil…), suivi des visites médicales, suivi de l'accueil sécurité... - Saisie et contrôle des variables de paie, tenue d’un tableau de suivi des prises des absences, inscriptions aux formations, vérification et saisie des frais de déplacement, transmission des éléments au service paye de la holding (ex. déclarations d’AT, maladie, congés etc.) - Personnel intérimaire : Gestion des contrats de mise à disposition, contrôle des factures Gestion administrative des chantiers : - Frappe et envoi de certains courriers, devis commerciaux et PPSPS - Réponse aux Appels d’Offres - « Contrôle » des contrats/bons de commandes - Demande des cautions bancaires et garanties à première demande - Suivi et mise à jour des dossiers administratifs des sous-traitants - Déclaration des sous-traitants et demande des garanties de paiement - Facturation mensuelle, situations d’avancement de travaux et DGD des chantiers - Suivi des quitus des comptes-prorata pour déblocage des DGD - Suivi des encaissements et relance des impayés concernant les chantiers suivis et factures établies - Gestion des paiements directs des sous-traitants - Préparation de dossiers pour la certification Qualibat - Gestion administrative des chantiers de désamiantage et de la certification Qualibat désamiantage (diffusion des plans de retrait, suivi des formations et visites médicales spéficique du personnel désamiantage, gestion des fournitures spécifiques...)Bac +2 exigé Minimum 5 ans d'expérience sur un poste d'assistant(e) travaux ou assistant(e) administratif(ive) dans une entreprise de BTP Sens de l'organisation, capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, esprit d'équipe, respect de la confidentialité