Descriptif du poste : Le CH CHARLES PERRENS recherche dès que possible un/e assistante médico administrative pour le Secop relevant du pole PUMA en CDI à temps plein. Mission générale du poste : Mission générale du poste : L'assistante médico-administrative occupe une fonction essentielle dans un service médical. Elle en assure l'interface. Elle est l'interlocutrice privilégiée du médecin responsable de l'unité, de l'équipe soignante, des pa tients et des directions fonctionnelles de l'hôpital. Elle tient un poste à responsabilités administratives (prises de rendez-vous des consultations du mé decin responsable du pôle, accueil des patients prise en charge des appels téléphoniques...) Elle assure et organise le secrétariat médical de l'unité de soins dans le respect des règles institution nelles. Ceci pourra être complété par les responsables hiérarchiques et fonctionnels du Pôle en fonction des spécificités du service. Activités principales : Gestion du planning médical, Prise de rendez-vous (accueil physique et téléphonique) Gestion des appels téléphoniques entrants, avec orientation vers : o les services de soins ou administratifs concernés, o les plateformes téléphoniques (Question Psy, 3114..) o l'équipe médico-soignante du SECOP seulement si le patient est pris en charge au SECOP. Gestion des demandes de transports des patients (logiciel Speedcall, transfert inter-établissements, retour à domicile) en appui de l'équipe IDE. Gestion de tableaux de bord en lien avec leur activité. Apporter un appui au cadre de permanence. Gestion et traitement (suivi) des courriers, dossiers et documents médicaux (dont les certificats pour SPDRE, SPDT, ISOLEMENT, CONTENTIONS), Gestion des mesures isolement-contention Contrôler et faire parvenir au JLD les documents utiles dans le cadre des prolongations exceptionnelles de mesures isolement-contention, en lien avec le cadre de permanence. Transmettre aux unités, avec copie service usagers, les ordonnances reçues. Suivi de la sectorisation Contrôler et définir la sectorisation des patients en lien avec le cadre de permanence. Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes-rendus médicaux, publications médicales, Organisation et participation aux réunions, rédaction des comptes-rendus, Constitution de dossiers administratifs et médicaux des patients, Gestion et classement des dossiers médicaux (contenu, codage, scan, archivage), Saisie informatique des actes médicaux, Saisie des tableaux de vacations, astreintes, gardes, Renseigner le patient sur les différentes démarches administratives, Gestion des fournitures de service et matériel de bureau. Pour accompagner la prise de fonction et régulièrement dans l'année, et dans le cadre d'un lien fonctionnel, l'agent sera formé par le service usagers et participera à des réunions de travail et de partage de pratiques. Profil recherché : Diplôme et/ou qualification : Bac Sciences Médico-Sociales Diplôme de Secrétariat Médico-Social Connaissances : Principaux logiciels (Open Office) Bureautique, Intranet/Internet Connaissances détaillées du vocabulaire médical. Connaissances juridiques : différents modes d'hospitalisation en Psychiatrie (HL, SPDRE, SPDT), droits des patients. Savoir être (savoir-faire relationnel -attitudes) : Être intègre et respectueux de la déontologie Respecter la confidentialité et le secret professionnel. Être rigoureux et responsable. Être ponctuel. Avoir le sens de l'accueil et capacités de communication (empathie, partage et diffusion de l'informa tion). Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire (médicaux, paramédicaux). Savoir coopérer avec l'ensemble des acteurs du pôle et de l'institution. Être autonome et avoir le sens de l'initiative. S'inscrire dans une démarche de réflexion et de formation. Savoir d'adapter dans un processus d'évolution de projets de pôle. Savoir s'adapter aux situations. Savoir faire (savoir-faire opérationnel aptitudes) : Avoir des capacités d'organisation, de coordination, et d'anticipation. Constituer le dossier administratif et médical des patients, Gérer le courrier Gérer le planning des médecins. Savoir prendre des notes et faire des comptes rendus. Faire preuve d'esprit d'initiative et de disponibilité. Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail. Hiérarchiser les activités du secrétariat. S'inscrire dans les démarches institutionnelles (ex : Démarche qualité) Coopérer avec l'ensemble de l'équipe. Communiquer les informations. Spécificités du poste : Poste à temps plein en 7h45, du lundi au dimanche et jours fériés. Existence de 6 postes d'AMA afin d'assurer le secrétariat du SECOP et de la POST URGENCE. Amplitude de travail : 7h45 Horaires d'ouverture du secrétariat : 8h 20h Les jours ouvrés : 8H 15h45, 9h 16h45 ou 12h15 -20h Les WE et Fériés : 12h15 20h L'organisation des postes se fait par roulement des agents : 1. Gestion des Hospitalisations. 2. Gestion des Données, Scan, Planning, Téléphone...