RESPONSABILITÉS : Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie. ETABLISSEMENT : Institut de formation des aides-soignants Clémenceau RATTACHEMENT : DRHF Sous la responsabilité du Directeur en collaboration avec l'équipe pédagogique, le/la secrétaire participe à la gestion administrative, financière et pédagogique des instituts ainsi qu'à l'accueil et à l'information des élèves. Lien hiérarchique : directeur de l'IFAS Liens fonctionnels : cadres de santé formateurs, autres directeurs d'instituts et écoles, Direction des IFCS MISSIONS o Accueil physique et téléphonique du public, des élèves, intervenants, partenaires internes et externes o Organisation du Gestion administrative de la sélection o Rédaction des devis et des conventions de formation o Suivi des dossiers de prise en charge financière de la formation sous la responsabilité du directeur o Gestion des dossiers administratifs pour la pré rentrée et rentrée scolaire des instituts à la demande du directeur et du responsable pédagogique : rétro planning, suivi des dossiers, préparation des documents o Participation à la mise en œuvre du dispositif de formation o Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité, gestion des risques au travers de la saisie et du suivi d'indicateurs o Saisie des enquêtes o Participation à l'organisation des instances de la gouvernance et secrétariat de séance o Participation à la rédaction du bilan d'activités et des documents de présentation des instances (mise en forme de données statistiques pour alimentation de diaporama o Déclaration des accidents du travail des élèves o Participation aux réunions institutionnelles à la demande de la direction o Réception, traitement et suivi du courrier journalier o Gestion des dossiers des intervenants Responsable de l'archivage des documents o Saisie et suivi des données des élèves enregistrés sur le logiciel de scolarité PROFIL RECHERCHÉ : QUALIFICATIONS Expérience professionnelle en secrétariat COMPÉTENCES o Organisation (savoir identifier les priorités) et rigueur, o Maitrise des logiciels Word/Excell/PPT/Outlook o Utilisation du support Berger Levrault et de la plateforme Teams o Maitrise de l'orthographe et de la syntaxe o Capacités rédactionnelles o Discrétion et respect du secret professionnel o Disponibilité et adaptabilité o Autonomie et force de propositions o Anticipation o Communication adaptée (capacité d'écoute notamment dans la relation avec les apprenants) o Esprit de collaboration SAVOIR-ÊTRE o Relationnelles, o Fiabilité o Ouverture d'esprit o Flexibilité o Sens de l'équipe Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d'accéder au statut de la fonction publique.