POSTE : Assistant Administratif à la Direction Logement de la Ville H/F DESCRIPTION : La Ville a lancé une démarche forte dont l'objectif est d'offrir un habitat digne aux Trappistes en luttant contre l'habitat indigne et plus précisément les situations de logements insalubres ou non conformes au Règlement Sanitaire Départemental. Pour répondre à cet objectif, une cellule de défense des locataires a été créée. L'assistante administrative devra ainsi accompagner le service Logement, la cellule Défense des locataires et le service Hygiène sur l'ensemble des démarches administratives. La mission principale du poste est d'être la porte d'entrée de la Direction du Logement et de l'Habitat. MISSIONS PRINCIPALES - Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et des partenaires extérieurs. - Réceptionner les plaintes et les demandes d'intervention. - Orienter et conseiller. - Prétraiter les demandes en lien avec les bailleurs sociaux. - Gérer les courriers entrant et sortant via le logiciel POST OFFICE - Assurer le suivi du circuit de signature des documents et actes administratifs du service via le logiciel interne IxBus. - Rédiger les différents documents du service dans le respect des normes rédactionnelles : courriers divers, comptes rendus de réunion, procès-verbaux, entre autres. - Enregistrer les signalements d'habitat dégradé et de défense des locataires. - Créer des tableaux de bord et en assurer la gestion et le suivi. - Extraire les données afin de concevoir les bilans annuels. - Accompagner à l'enregistrement et assurer la pré-instruction des demandes d'autorisation de mise en location (permis de louer). - Organiser les réunions internes et externes à la direction (préparation des dossiers, réservation des voitures,). - Gestion des tâches transversales du service : plannings des congés, commandes de fournitures - Classer et archiver les documents de la direction. CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE Travail à temps plein, réparti sur 5 jours hebdomadaires (37h00), réparti comme suit : - Lundi : 12h45 - 19h45 - Mardi au vendredi : 8h45 - 12h00 / 13h00 - 17h15 Quelques déplacements à prévoir sur le terrain afin d'appréhender le domaine d'intervention et en accompagnement sur des dossiers emblématiques. AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL - Dynamique de coopération constructive. - Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun - Accès au restaurant municipal de l'Hôtel de Ville - Télétravail possible ( selon nécessités de service et après 6 mois d'ancienneté ) - Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées - Participation jusqu'à 25 € de l'employeur pour la mutuelle santé et prévoyance - Possibilité d'adhérer au Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc. (après 3 mois d'ancienneté) PROFIL : PROFIL RECHERCHE - Diplômes : BTS Assistant manager - BTS SAM - BTS Assistant de direction - Expérience : exigée (3 à 5 ans et +) - Connaissances : si possible de l'environnement lié au logement social et aux règles d'hygiènes de l'habitat. Compétences et aptitudes requises : - Maîtrise des normes rédactionnelles - Aisance en matière de rédaction de documents administratifs. - Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métier (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). - Etre à l'aise dans l'apprentissage de nouveaux logiciels métier. - Savoir travailler en transversalité et en collaboration avec les partenaires extérieurs. - Savoir rendre compte et alerter. - Maîtriser les techniques de classement et d'archivage. - Capacité d'analyse. - Rigueur et ponctualité. - Se montrer curieux. - Etre réactif et faire preuve d'autonomie. - Respecter le principe de confidentialité. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES Filière(s) : Administrative Durée du contrat : 1 an - possibilité de renouvellement Date de prise de fonctions : Dès que possible Lettre de motivation : OBLIGATOIRE Motif de recrutement (art. du CGCT) - Info RH : article L. 332-8.2° Ref: cae8xbdjsm