Missions principales : · Accueil et relation avec les usagers : 1. Accueil téléphonique et physique des patients, familles et intervenants 2. Réception et transmission des messages aux infirmières référentes, soignants, prestataires et direction 3. Lien administratif entre usagers, professionnels de santé et partenaires externes (médecins, hôpitaux, pharmacies…) · Gestion administrative des patients : 4. Recueil des premiers éléments et collecte des documents nécessaires à l’admission, vérification de la complétude, proposer éventuellement d’autres moyens de prise en charge 5. Gestion des rendez-vous de préadmission et constitution du dossier 6. Création et mise à jour des dossiers administratifs et médicaux SSIAD et sur le logiciel MicroSoins 7. Suivi des entrées/sorties des patients 8. Envoi et suivi des protocoles de soins aux médecins et caisses 9. Archivage, classement, gestion des courriers et courriels 10. Enquêtes de satisfaction et tableaux statistiques · Gestion administrative du personnel : 11. Suivi des absences (AM, AT, visites médecine du travail) 12. Gestion des dossiers administratifs du personnel et suivi des contrats 13. Transmission des documents aux services du siège (RH, comptabilité, paye) · Coordination avec les équipes soignantes et prestataires : 14. Relais administratif auprès des équipes soignantes 15. Aide à la gestion des tournées 16. Diffusion des informations aux équipes terrain 17. Organisation et suivi des rendez-vous prestataires (psychologue, ergothérapeute, etc.) · Relations avec les organismes de santé : 18. Saisie des données dans le logiciel métier MicroSoins 19. Gestion des relations avec la CPAM (logiciel ResidEsms) · Logistique et gestion du matériel : 20. Inventaires, suivi de stocks, commande de fournitures administratives et médicales 21. Suivi et gestion des véhicules de service (entretiens, réparations, sinistres, contrôles techniques, contraventions, contrôle kilométrage et consommation carburant) 22. Vérification du stationnement des véhicules 23. Gestion des téléphones professionnels et adresses mails 24. Mise à disposition du matériel et documents pour le personnel soignant 25. Gestion et traçabilité du matériel prêté 26. Accueil des nouveaux soignants, étudiants, stagiaires, remise du livret d’accueil · Gestion administrative : 27. Organisation et rédaction des comptes rendus de réunion 28. Tenue de la caisse et validation des factures 29. Participation aux réunions de coordination et au suivi administratif du service 30. Rédaction des procès-verbaux de réunions * Diplôme de secrétaire médical(e) * Expérience souhaitée en SSIAD, médico-social, HAD ou EHPAD * Bonne maîtrise du vocabulaire médical et des circuits de prise en charge * Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (DPI, planning) * Capacité à gérer les plannings et priorités dans un environnement dynamique * Rigueur administrative et qualité rédactionnelle (courriers, dossiers patients) * Respect strict du secret médical et de la confidentialité * Sens de l’organisation et autonomie dans le suivi des dossiers * Excellentes qualités relationnelles (patients, familles, équipe pluridisciplinaire) * Réactivité, adaptabilité et sens du service auprès d’un public fragile