Référence CSP: O031250/121000178 Le chargé(e) d'accueil assure l'accueil physique et téléphonique, oriente, renseigne les administrés et de tout type de public à l'hôtel de ville, assure le traitement des courriers et assiste la coordinatrice du service population sur les missions liées à l'état civil et aux élections. 1. Accueil et secrétariat - Accueil et renseignement du public o Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques o Gérer le degré d'urgence o Renseigner et orienter les administrés vers le service compétent interne ou externe à la collectivité o Noter les messages et demandes des administrés et les transmettre au service concerné o Prendre les rendez-vous pour la permanence du défenseur des droits et pour les permanences de la CLVC o Gestion des demandes de location de bennes - Courrier o Réceptionner le courrier o Gérer la GED o Distribuer le courrier dans les services o Traiter les courriels : répondre ou recevoir, filtrer et transmettre les courriers informatiques o Affranchir le courrier hebdomadaire o Déposer le courrier à la Poste o Participer aux missions d'assistance aux affaires générales traitées par la direction - Gestion administrative o Délivrer des documents administratifs : légalisation de signature, copie conforme, certificat de vie, certificat de concubinage, certificat de résidence, parapher un livre, dossier avis du maire sur l'intégration républicaine d'un ressortissant étranger o Enregistrer et assurer le suivi des demandes d'attestation d'accueil, assurer les recensements du citoyen o Gérer la réservation de salle sur Outlook o Assurer la veille juridique liée à la délivrance de documents administratifs - Logistique de l'accueil de la collectivité o Réceptionner les livraisons prévues et en informer les destinataires o Organiser et ranger l'accueil : classement, étiquetage, affichage, gestion des stocks (cerfas, dépliants, etc...), archivage, etc... 2. Etat civil - Accueil o Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d'état civil et de population (carte nationale d'identité, dossier de mariage, pacs, baptême, changement de prénom, changement de nom, duplicata de livret de famille etc...) - Etablissement des actes d'Etat civil et suivi des registres o Assurer la délivrance des actes o Réceptionner et instruire les dossiers suivants : mariage, Pacs, baptême républicain, décès, livret de famille, transcription de décès et reconnaissance, transcription de décès. o Participer à la veille juridique - Autres missions o Réceptionner et classer les inscriptions pour la restauration scolaire (période estivale) o Recenser les pannes éclairage public et faire le lien avec l'élu et les services techniques o Elaborer et développer la procédure interne (fiche procédure) pour l'instruction des dossiers interne pour le service population