Référence CSP: O974250/130000023 Le/la responsable du secrétariat général assure trois missions principales : il/elle apporte une aide permanente au directeur général des services en matière d'organisation administrative et de gestion quotidiennes ; il/elle assure également la supervision des missions d'accueil physique et téléphonique du siège et de gestion du courrier entrant et sortant ; enfin il/elle assure la coordination de l'organisation des événements internes et externes (conseils, séminaires, inaugurations...). Assurer la gestion pro-active des dossiers du Directeur Général des Services - Assurer l'accueil de ses rendez-vous, réception et filtrage des appels téléphoniques - Gérer les agendas - Organiser les déplacements et coordonner la logistique des évènements internes et externes - Gérer l'ensemble des notes de frais - Préparer et suivre les dossiers de réunions et divers rendez-vous - Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus ou relevés de décisions - Coordonner et faciliter la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différents services internes et externes - Assurer l'administration et la gestion des dossiers et documents confidentiels conformément aux directives reçues - Effectuer les relances en fonction des urgences et des priorités conformément aux directives reçues Assurer le bon fonctionnement du Secrétariat Général - Rédiger, mettre en forme et éditer divers documents (courriers, note, rapport de présentation...) - Coordonner et sécuriser le circuit des parapheurs soumis à la signature de l'autorité territoriale - Dématérialiser les actes principaux de la collectivité hors actes RH - Garantir, en lien avec le secrétariat des assemblées, le bon fonctionnement du Conseil des maires et du Conseil communautaire (respect des délais, participation à la préparation des dossiers des instances) - Planifier et préparer l'organisation des réunions demandées par le DGS (matériel et support logistique) en relation avec les services concernés - Trier, classer, mettre à jour et archiver les dossiers - Créer et gérer les bases de données Optimiser et sécuriser le circuit du courrier arrivé et départ - Réceptionner la totalité du courrier arrivé/départ de la collectivité et signaler les courriers importants - Superviser la gestion et le suivi du courrier arrivé/départ (contrôle et respect des procédures courriers dans le cadre d'une démarche Qualité) Gérer le service d'accueil physique et téléphonique du siège - Gérer les agents d'accueil - Mettre en place des procédures pour un accueil de qualité