RESPONSABILITÉS : Sous l'autorité hiérarchique directe de la responsable du service Affaires Générales/RH/Juridique de l'IAE, la personne recrutée assurera le secrétariat de la Direction de l'IAE. Elle apportera un appui à la gestion administrative des affaires générales de l'Institut ainsi qu'au pilotage de la structure. Un renfort sera à apporter, en cas de pic d'activité pour les tâches liées à la gestion des ressources humaines (EC et stagiaires). Activités principales • Accueil téléphonique et physique des visiteurs de la Direction : enseignants, personnels administratifs, étudiants et partenaires extérieurs. • Gestion de l'agenda du directeur et organisation des réunions de la Direction (réservations de salles, logistique, commandes de repas, collecte et diffusion des informations). • Organisation des déplacements du directeur et gestion des frais associés (réservation de transports et d'hébergements, traitement via le logiciel NOTILUS en lien avec le service financier). • Gestion et traitement des informations administratives et de la correspondance (courriers, messagerie), incluant la rédaction et l'envoi de communications internes et externes (invitations, remerciements, vœux) ainsi que le suivi des parapheurs. • Appui à la préparation et au suivi des instances (Conseil d'Institut, conseils centraux) et des élections associées, en lien avec les services concernés. • Rédaction, mise en forme et suivi de documents administratifs (procès-verbaux, relevés de décisions, dossiers de séance, etc.). • Gestion et suivi des conventions (mise à disposition de locaux et partenariats), relations avec les bénéficiaires et mise à jour des tableaux de suivi associés. • Contribution à l'élaboration et à la mise en œuvre de procédures internes et d'outils de pilotage (tableaux de bord, indicateurs de suivi). • Archivage des dossiers administratifs. • Appui ponctuel aux activités de gestion des ressources humaines (enseignants-chercheurs et stagiaires), en renfort lors de pics d'activité. • Développement et entretien des relations avec les partenaires externes (universités, écoles, collectivités, entreprises). Activités annexes • Réponse aux demandes d'information des services internes de l'IAE. • Participation à l'organisation d'événements institutionnels et scientifiques. • Contribution aux manifestations de vie de campus : salons, journées portes ouvertes, journées d'intégration, remise des diplômes. PROFIL RECHERCHÉ : Le poste requiert des connaissances en techniques de secrétariat, en gestion administrative courante ainsi qu'une maîtrise des outils de communication écrite et orale. La compréhension et l'expression en anglais sont souhaitées. Une première expérience dans l'administratif, notamment dans des fonctions impliquant de l'organisation, de la logistique ou de l'événementiel, et/ou la gestion de relations lors d'événements serait appréciable. Les compétences attendues incluent une bonne expression orale et écrite, la maîtrise du pack Office, ainsi qu'une capacité à rechercher, vérifier et classer l'information. La personne recherchée doit être diplômée du baccalauréat. Elle doit savoir organiser et planifier son activité, hiérarchiser les urgences, analyser les priorités et assurer un reporting fiable. Le poste nécessite également un bon sens pratique, de la débrouillardise et une maturité professionnelle permettant de gérer des situations variées avec autonomie. Les qualités relationnelles sont essentielles, avec une capacité d'adaptation et de polyvalence. La discrétion, la diplomatie et la maîtrise de soi sont indispensables, notamment dans un environnement institutionnel sensible. L'autonomie, la rigueur, la réactivité et la curiosité professionnelle sont attendues, tout comme le respect de la hiérarchie et un bon sens de l'organisation dans la gestion des missions quotidiennes. Poste à pourvoir dès que possible – CDD 8 mois borné sur 2026 Temps complet – du lundi au vendredi Rémunération : 1520€ net / mois environ puis 1595€ net / mois environ après un an de contrat Localisation du poste : Chemin de la Quille, 13540 Aix-en-Provence Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé : - Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 33 jours de congés dès la prise de poste - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible - La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail - Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social