POSTE : Assistant Administratif·ive - Direction Sqe H/F DESCRIPTION : L'Assistant(e) Administratif(ive) (H/F) exécute les demandes de sa hiérarchie et anticipe ses besoins en optimisant l'organisation et la communication de l'information au sein de la Direction SQE et avec les autres Directions / Régions. Missions principales : Gestion des habilitations : - Edition et envoi des documents d'habilitation aux opérateurs jusqu'à la mise en place de Rail Cube - Renommage et classement des documents d'habilitation des opérateurs dans les dossiers sous ADHOC - Gestion des demandes de RDV de visite d'aptitude médicale et psychologique ferroviaire - Planification des rendez-vous - Demande de rendez-vous - Envoi des convocations - Suivi de la facturation - Mise à jour des données des conducteurs de train sur le Registre National des Licences - Préparation et transmission des dossiers de demande et renouvellement des licences européenne de conducteur de train - Saisie de données dans le registre des habilitations sous couvert des personnes habilitées - Gestion des formations électriques et risques ferroviaires - Gestion des sorties des effectifs des agents - Archive dossier informatique et papier - Envoi des documents d'habilitations aux opérateurs - Mise à jour du fichier de suivi Gestion documentaire (Direction SQE) : - Gestion des stocks de documentation imprimée - Envoi de documentation imprimée en région - Diffusion de documents aux opérateurs dans l'outil dédié - Vérification de la mise en forme des documents - Relance périodique des tâches non acquittées (revue documentaire, validation en souffrance) Support au pilotage du Système de Management Intégré : - Mise en forme de documents - Gestion de l'affichage SQE dématérialisé Gestion administrative de la Direction SQE : - Réalisation de compte-rendu de réunion - Préparation de courrier - Préparation de support de présentation - Gestion des commandes - Organisation des réunions et séminaires (réservation de salle) La liste des missions énoncées ci-dessus n'est pas exhaustive. Elle pourra évoluer en fonction des besoins du service et des opportunités. - Prime de 13ème mois (incluse dans la rémunération) - Prime vacances - Accord d'intéressement & participation - Mutuelle - Titre restaurant ou panier repas (selon le poste occupé) - Accord plan d'épargne groupe (PEG) et plan d'épargne retraite groupe (PERCO G) - Compte épargne temps (CET) - Actions gratuites GETLINK PROFIL : Vous disposez : - D'une formation Bac à Bac +2 au minimum et d'une expérience dans le secrétariat. - Une maitrise des outils informatiques (Pack Office, SAP) - Des compétences en Gestion Administrative Une expérience dans un service SQE serait un plus.