RESPONSABILITÉS : Sous la responsabilité de vos supérieurs hiérarchiques, vous serez affectez 50 % au département GCGP site de l'Étoile et 50% au département GCCD site de Chateua-Gombert. Vous assisterez les responsables de la formation pour la gestion pédagogique et administrative des apprenants en CQP OFIC et DU PP en lien avec le service Formation continue de l'IUT : contrats, absences, emploi du temps, et effectuerez les missions suivantes : - Accueil informer et orienter les étudiants, les professionnels, les vacataires et enseignants permanents et les Intervenants externes - Gérer et traiter les informations orales(Accueil Téléphonique) ou écrites (courrier, messagerie, Amétice )et sélectionner et diffuser les informations en Interne et externe - Répondre aux demandes d'information des autres services et de l'extérieur (CFA, vacataires) Classer et archiver les documents numériquement dans le dossier commun Saisir, mettre en forme et éditer des docments (Excel, Word, Adobe) Assurer la relation entre entreprise et CFApour les étudiants en alternance Gérer et envoyer les relevés des heures mensuels des alternants aux entreprises sur CACTUS Suivi des absences des étudiants en BUT GCGP formation initiale sur ADE et extraction pour rendre compte aux directeurs d'étude Suivi des absences des alternants en BUT GCGP sur Cactus et extraction pour rendre compte aux entreprises et responsable de formation Inscriptions pédagogiques, saisie des notes, édition des PV et relevés de notes sur apogée en collaboration avec les directeurs d'études et la scolarité Recueillir et vérifier tes dossiers de recrutement des enseignants vacataires et les saisir dans l'application ARES. Gérer et préparer les mises en paiement des heures des vacataires. Tenir un tableau de suivi par semestres. Gérer le coté financier de la formation en lien avec le budget CFA Réaliser et suivre les ordres de mission des enseignants et personnels du département GCCD avec NOTILUS Gérer les conventions de stages des étudiants BUT 1, BUT 2 et BUT 3 dans AMUSTAGE en collaboration avec le référent pédagogique Organisation d'évènements (Conseil de département, JPO, journée des métierS, journée des tuteurs alternants organisation CDS, Etc...,) organisation des soutenances de stage et d'alternance, commande des repas - Archivage des dossiers étudiants et documents importants PROFIL RECHERCHÉ : Connaître les règles de base en matière de gestion administrative et de secrétariat Connaître tes grandes règles de gestion financière des établissements publics Connaître l'organisation et l'offre de formation de la composante, l'organisation générale de l'université Connaitre les principes de l'organisation d'un emploi de temps, Savoir gérer ses tâches en respectant te calendrier des échéances Maîtriser les logiciels bureautiques courants : Word Excel Outlook Adobe acrbt, DC Connaître les applications CACTUS APOGEE SIFAC WEB ARES ADE NOTILUS Amétice AMUSTAGE Exploitation Scolarité Autonomie, gestion des priorités Sens aigu de l'organisation Savoir rendre compte Savoir travailler en équipe Être patient et à l'écoute Très bon sens relationnel Connaissance du fonctionnement de l'IUT Connaissance des règles de base en matière de gestion pédagogique et administrative L'agent doit faire preuve d'un grand investissement au sein du département tout en restant disponible pour répondre aux urgences Un processus de recrutement fluide et transparent À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel. Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail) Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de