Offre n° 174WNSV
Secrétaire (H/F)
35 - RENNES - Localiser avec Mappy
Actualisé le 14 juin 2024
Contexte du poste. Le GRETIA recrute un / une secrétaire - assistant(e) administratif (ve), en CDD à temps plein pour un remplacement congé maternité de 6 mois. Le poste est basé au siège à Rennes (35). Les missions du poste portant sur tout le territoire de compétence de l'association, des déplacements sur les autres antennes peuvent être à prévoir. Le / La salarié(e) sera l'assistant(e) de la directrice et sous son autorité hiérarchique. Le / La salarié(e) aux côtés de la directrice, assumera des missions spécifiques qui lui seront dédiées. Il / Elle assurera le travail de secrétariat courant. Le / La salarié(e) apportera un appui administratif et logistique à l'échelle de la structure. Le / La salarié(e) sera le / la responsable de la logistique (dont matériel d'études, publications). Aux côtés des autres salariés(ées) et du réseau de bénévoles, il / elle s'impliquera dans la vie de l'association. Le / La salarié(e) travaillera à ce titre avec l'ensemble des administrateurs, les adhérents, les bénévoles et l'équipe de salariés du GRETIA. Description du poste (missions hiérarchisées par ordre de priorité du temps de travail. Le taux d'emploi est indicatif sur l'année). 1. Secrétariat courant de l'association (30%) : Assurer les tâches de secrétariat courantes : Accueil physique/téléphonique, gestion du courrier, gestion des courriels sur les adresses génériques du GRETIA. Organiser les aspects administratifs de l'activité générale et des instances de la structure (réunions d'équipe, assemblées générales, stages). Assurer la gestion administrative globale de la structure : Assurer le classement général ; Trier et Archiver les documents ; Relire et mettre en forme des documents et se charger de leur diffusion. Avoir un rôle de support / d'aide pour les différents membres de l'association (salariés, administrateurs, adhérents, bénévoles) en fonction de la demande présentée. 2. Missions liées à la vie associative (50% - 60 %) : Communication : Animer et piloter le mail-info du GRETIA ; Animer et piloter le programme d'activité du GRETIA ; Rassembler les contributions salariées pour élaborer le rapport d'activité annuel, le mettre en page et le diffuser ; Animer et piloter les outils de communication du GRETIA (dont FACEBOOK, site internet, Hello Asso). Relationnel : Mettre à jour les bases de données contacts de l'association (adhérents, bénévoles, carnet d'adresses du GRETIA) ; Suivre les adhésions ; Accompagner les administrateurs et l'équipe de salariés dans l'animation et le renforcement du lien avec et entre les adhérents. Recueillir, répondre et/ou transmettre les sollicitations diverses (adhérents, extérieurs, collectivités, autres associations.). Promotion de la structure : Organiser tous les aspects pratiques des assemblées générales. 3. Responsable logistique (10% - 20%) : Matériel : Recenser les besoins (dont fournitures de bureau, matériel technique d'étude), gérer les commandes, assurer l'approvisionnement, vérifier les livraisons, redistribution aux antennes, gérer les stocks. En fin d'année : inventaire des consommables et autres stocks. Logistique : Assurer ou contribuer à la logistique des événements (sorties, week-ends, ateliers, formations, conférences, Assemblée Générale) et gérer le matériel dédié (stockage, commandes, répartition, prêt.). Gérer le fond documentaire : acquisitions, prêts, ventes (livres, revues, atlas) ; suivi des abonnements (revues et adhésions aux structures). 4. Spécialisations pour assister la direction (10%) : En fonction des compétences et en binôme avec la direction, prendre part à la comptabilité de la structure. Autres informations : Candidature à adresser à recrutement@gretia.org pour le Président du GRETIA (Lettre de motivation + CV en PDF) Prise de fonction : 1ère quinzaine juillet 2024. Fin candidature : lundi 17.06.24 Entretiens : jeudi 20.06 et vendredi 21.06.2024
- Type de contrat
-
CDD - 6 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2085.0 Euros sur 12.0 mois
- Pc portable
- Mutuelle
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone régionale
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac+2 ou équivalents secrétariat assistanat
Compétences
- Accueillir, orienter, informer une personne
- Assurer la gestion administrative d'une activité
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Planifier des rendez-vous
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
- Communication sur les réseaux sociaux
- Missions liées à la vie associative
- Relationnel (adhérents, bénévoles, salariés)
- Responsable logistique
Permis
- B - Véhicule légerCe permis est indispensable
Savoir-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé non qualifié
- Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Entreprise
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