Assistant / Assistante de direction (H/F) 68 - GUEBWILLER
Offre n° 175CTDX
Assistant / Assistante de direction (H/F)
68 - GUEBWILLER - Localiser avec Mappy
Actualisé le 25 juin 2024
Au cœur de la vallée du Florival, Guebwiller, commune du Haut-Rhin peuplée de 12 000 habitants, séduit par son patrimoine architectural, ses vignobles, ses coteaux et son commerce de proximité. Pour assurer le secrétariat technique et assister la direction en termes d'organisation personnelle et organisation du travail de l'équipe, la Ville recherche un-e assistant-e de direction. Missions: Au sein de la Direction des Services Techniques et placé-e sous l'autorité du Directeur, vous serez chargé-e de/d' : - Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques, rédiger des notes synthétiques, hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,conseiller les usagers et agents sur les procédures. - Assister la direction : gérer l'agenda du directeur et prendre les rdv en fonction des priorités, rappeler les informations importantes et transmettre les messages, organiser les déplacements du directeur s'il y a lieu. - Réaliser et mettre en forme des notes et tous types de documents (courriers, conventions, contrats, compte-rendus, décisions, délibérations). - Organiser et planifier les réunions : rédiger les ordres du jour, respecter les délais de transmission des documents avant les réunions, prendre des notes et rédiger les compte-rendus. - Créer et renseigner les tableaux de suivi des activités du service. - Suivre les travaux de contrôle périodique et les demandes de travaux (DT, DICT). - Suivre l'exécution budgétaire de la direction, établir le bons de commande, saisir les engagements comptables. - Organiser le classement et l'archivage des dossiers - Assurer une veille juridique Profil recherché Diplômé dans la filière administrative (BAC - BAC +2) et justifiant d'une expérience professionnelle de 5 ans et + sur un poste équivalent. Prise de poste au 1er septembre
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 36H
- Salaire
- Salaire brut : Selon grille statutaire
Profil souhaité
Expérience
- 5 An(s) - Sur un poste équivalentCette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents - Filière administrative Cette formation est indispensable
Compétences
- Connaissances en vocabulaire du BTPCette compétence est indispensable
- Maîtrise des logiciels de bureautiques et autres (Cette compétence est indispensable
- Accueillir, orienter, informer une personne
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Utiliser les outils numériques
- Maîtrise des règles de l¿expression écrite et oral
- Maîtrise du standard téléphonique
- Maîtrise tableaux de bord et outils planification
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de réactivité
- Prendre des initiatives et être force de proposition
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
MAIRIE
100 à 199 salariés
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