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Assistant de direction (H/F) 91 - Orsay
Offre n° 175KGBF
Assistant de direction (H/F)
91 - Orsay - Localiser avec Mappy
Actualisé le 15 juin 2024
Soyez parmi les 1ers à postuler
L'assistant.e de direction accompagne le président, la directrice générale et le.la directeur.trice administratif.ve et financier.ière de la Fondation Partenariale afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de leur activité. En étroite collaboration, il.elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à les seconder. Cela pourra impliquer, ponctuellement, la présence de l'assistant.e à des événements de la Fondation en dehors des horaires de bureau. Une récupération des heures passées sera alors prévue. Gestion de l'agenda de la Fondation, de son accueil et de diverses tâches administratives, notamment : Gérer l'agenda des rendez-vous et des événements de la Fondation, et s'assurer de la logistique afférente à ces événements ainsi que de la préparation des documents et dossiers nécessaires au bon déroulement de ces derniers Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques de la Fondation Accueillir physiquement les rendez-vous Gestion de tableaux de bord administratifs (congés, frais de mission, etc.) Gestion, suivi et archivage des documents de la Fondation, notamment : Réceptionner et trier le courrier Assister à certaines réunions et en rédiger les comptes rendus Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information) Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.) Emission et envoi des attestations fiscales suite aux dons Profil Diplômes requis Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI Une expérience minimum de trois ans en assistanat de direction est requise. La connaissance du domaine d'activité de l'entreprise peut également être demandée. Compétences requises Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise.) Connaissances en gestion administrative Connaissance des normes rédactionnelles Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie) Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire Maîtrise de l'organisation d'événements Connaissances en droit du travail et législation sociale Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord Connaissance d'un ERP (type SAP) Bon niveau d'anglais, ainsi que d'autres langues (selon l'activité et les implantations de l'entreprise) Aptitudes professionnelles Excellentes capacités rédactionnelles (milieu universitaire exigeant sur ce point) Capacité à prioriser Dynamisme et esprit d'initiative Discrétion Organisation, rigueur, esprit de synthèse et d'analyse Polyvalence Réactivité et autonomie Esprit d'équipe Sens de l'écoute et de la communication Disponibilité Capacité à travailler dans des délais contraints Capacités à gérer les situations de crise
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 36H50 Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1900 Euros à 2400 Euros sur 12 mois
Profil souhaité
Expérience
- 3 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
Langue
- AnglaisCette langue est indispensable
Savoir-être professionnels
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- S'adapter aux changements
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
UNIVERSITE PARIS-SACLAY
500 à 999 salariés
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