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Assistant de direction (H/F) 91 - Orsay
Offre n° 176FTPL
Assistant de direction (H/F)
91 - Orsay - Localiser avec Mappy
Actualisé le 13 juin 2024
Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s'exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l'esprit critique, l'agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. Mission du service / positionnement hiérarchique : Au sein de l'Université Paris-Saclay, les bibliothèques ont pour missions principales de mettre en œuvre la politique documentaire de l'Université, de CentraleSupélec et de l'ENS Paris-Saclay et de contribuer à ses activités de formation et de recherche. La Direction des bibliothèques coordonne l'ensemble du réseau des bibliothèques pour accompagner les enseignements donnés au sein du collège universitaire de premier cycle et l'enseignement et la recherche organisés via des écoles graduées (graduate schools) et un institut, ainsi que l'enseignement dispensé pour des diplômes spécifiques (en particulier de médecine et de pharmacie). Le service administratif et financier accompagne la direction pour le suivi de l'administration, des ressources humaines, des finances et de la logistique. L'équipe est composée de 6 personnes. Missions principales de l'agent.e : Assister la directrice dans l'organisation quotidienne de son travail Gestion de l'agenda de la directrice et contrôle des échéances Gestion du secrétariat Gestion et suivi des ordres de missions et du remboursement des frais de déplacement pour la directrice, et les directrices et directeurs adjoints Accueil physique des visiteurs Assurer la planification, l'organisation matérielle et la préparation des ordres du jour des réunions Archivage de dossiers administratives Gérer et suivre les demandes de devis, commandes pour les directrices et directeurs adjoints Gestion des missions pour tous les agents de la direction et travaille en lien avec le SFM (service financier mutualisé), demande d'ordre de missions, réservations, remboursement des frais, etc. Assurer les taches administratives en lien avec la responsable administrative et financière, préparation de formulaires RH, diffusion et préparation de campagnes, rédiger les certificats administratifs, etc. Assurer l'intérim en cas d'absence des autres gestionnaires Profil Connaissance, savoir : Connaître I 'environnement professionnel et le système éducatif en général Maîtriser les outils bureautiques et les techniques de communication Techniques d'élaboration de documents Rédiger et mettre en forme les documents Évaluer et hiérarchiser les besoins Structurer son travail Savoir-faire : Savoir planifier et respecter les délais Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers Sens de I 'initiative et de la communication Mettre en œuvre les procédures Travailler en équipe Enregistrer et classer les documents Savoir-être : Sens de l'organisation et de l'initiative Capacité à travailler en équipe Réactivité Sens relationnel et de la confidentialité Capacité d'adaptation
- Type de contrat
-
CDD - 36 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 36H50 Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1900.0 Euros à 2400.0 Euros sur 12.0 mois
Profil souhaité
Expérience
- 12 MoisCette expérience est indispensable
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
Savoir-être professionnels
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
UNIVERSITE PARIS-SACLAY
500 à 999 salariés
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