Assitant de direction multi sites EHPAD (H/F) 63 - MANZAT
Offre n° 176GVVW
Assitant de direction multi sites EHPAD (H/F)
63 - MANZAT - Localiser avec Mappy
Actualisé le 30 juin 2024
Soyez parmi les 1ers à postuler
Vous interviendrez au sein des 3 EHPAD du CIAS Combrailles, Sioule et Morge( Combronde, Manzat ,les Ancizes ) Vos missions : Accueil orientation des usagers/ communication - Assure l'accueil des résidents, des familles des visiteurs, renseigne les usagers par une présence physique, par email, par téléphone. - Entretient avec les différents partenaires de l'établissement des relations de confiance basées sur la qualité de service. - Propose à sa hiérarchie toute solution permettant de régler rapidement les litiges et contentieux liés à son activité. - Gère la diffusion de l'information interne et externe tout en respectant la confidentialité nécessaire. Gestion administrative - Assure un premier tri du courrier (établissement, résidents...) - Elabore les lettres types destinées à répondre aux demandes de renseignements des familles ou des futurs résidents ou tout autre document à la demande de la direction. - Gère la liste d'attente des résidents, constitue les dossiers de demande d'admission - Apporte son aide au montage des dossiers avec les usagers. - Prend en charge la constitution des dossiers (aide sociale, APA.), rassemblement des pièces et envoi des documents aux différents organismes, Assure leurs mises à jour au sein de la documentation administrative interne. - Gère les réservations des repas des résidents et de leur famille en lien avec le service hôtelier. - Tient les registres légaux et participe à la définition des procédures et les instructions de l'établissement. - Assure le classement et l'archivage des documents liés à son activité. Gestion comptable - Tient la comptabilité de l'établissement (comptabilité M22) en lien étroit avec la direction et la trésorerie : saisie des pièces comptables titres et mandats et le suivi des différents actes et documents nécessaires au bon fonctionnement comptable et administratif de l'établissement. - Transmet les pièces au comptable public. - Réalise la facturation des différents types d'hébergement - Etablit les factures des repas des visiteurs et des agents. - Passe les commandes auprès des fournisseurs, réception avec contrôle des factures, suivi et contrôle des consommations - Saisie de tableaux de bords Gestion des ressources humaines - Réalise et assure le suivi des plannings et roulements d'équipes pluridisciplinaires travaillant 24/24 7/7. - Répartit et gère les absences (congés, formations, récupération, maladie) - Collecte et informatise les données de cette organisation : heures effectuées, jours fériés, nuits, absences. - Remplit le tableau mensuel des éléments de paie et le transmet à la DRH. - Rédige les déclarations d'Accident de Travail des personnels de l'établissement. - Assure le suivi des éléments du dossier du personnel) - Diffuse les notes de services, dossiers . auprès des destinataires concernés et gère le panneau des affichages obligatoires. - Planifie la présence de stagiaires dans son service, assure leur accueil. - Effectue le relais/l'interface entre la Direction, et les agents. - Participe aux réunions de service, élabore les comptes rendus Participation à la vie du service - Se conforme à la réglementation de l'établissement et du service - Consulte quotidiennement le planning .... Compétences requises : - Connaissance des problématiques liées au secteur de la gérontologie - Connaissance des bases du statut de la Fonction Publique Territoriale - Connaissance de la comptabilité m22 - Connaissance de l'utilisation des outils informatique et bureautique - Capacité d'organisation et de gestion du temps - Maîtrise de la langue française, Capacité rédactionnelle, synthétiser un document - Connaître les principes de la gestion du personnel - Savoir organiser l'équipe - Savoir gérer les situations relationnelles difficiles - Savoir gérer les congés et absences du personnel Prise de poste immédiate
- Type de contrat
-
CDD - 4 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : selon grille indiciaire
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s) - direction etablissement santéCette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents direction établissement médico-social
Compétences
- Accueillir, orienter, informer une personne
- Animer, coordonner une équipe
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
Permis
- B - Véhicule légerCe permis est indispensable
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Entreprise
CENTRE INTERCOMMUNAL D ACTION SOCIALE D
6 à 9 salariés
Communauté de Communes Combrailles Sioule et Morge 3 EHPAD du CIAS Combrailles, Sioule et Morge Mme Peggy MAZEYRAT
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