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Valence Romans Agglo - Responsable Unité Support (h/f) (H/F) 26 - VALENCE
Offre n° 176ZPBF
Valence Romans Agglo - Responsable Unité Support (h/f) (H/F)
26 - VALENCE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 26 juillet 2024
Soyez parmi les 1ers à postuler
Valence Romans Agglo est une Communauté d'agglomération regroupant 54 communes et 227 000 habitants. Missions : En votre qualité de responsable de l'unité support au sein de la direction Commune des Bâtiments et Ateliers Généraux, vous : - Managez, organisez et contrôlez la mise en œuvre des activités de l'unité support (3 à 4 assistants administratifs), - Assurez le bon fonctionnement de l'unité par la réalisation de missions d'ordre administratives et d'accueil. - Assurez des missions de supports auprès du chef de service et des responsables d'unités des ateliers généraux sur la rédaction (mise en forme administrative uniquement) des pièces (CCTP, DPGF, BPU ) et le suivi des dossiers de consultation des marchés utilisés par le service en lien avec la Direction Commune des Achats et Moyens Généraux. - Assurez la gestion sécurisée des prises de carburant. - Participez au bon fonctionnement de la Direction par la réalisation de missions d'ordre administratives et d'accueil. - Missions Communes : Accueil physique et téléphonique/ Suivi et appui administratif des services et de la direction / rédaction de process / accompagnement des nouveaux arrivants / organisation de réunions/ Mise à jour des différentes bases de données / organisation des EPA/ en lien avec la DCRH : gestion des congés, la gestion des autorisations, des campagnes de télétravail, suivi des grévistes, des dossiers pour les médailles, l'organisation des formations et suivi du plan de formations aide à la rédaction/ gestion des fournitures et des abonnements / gestion des panneaux d'affichage/ gestion des photocopieurs et du petit matériel (appareils photos, tablettes.)/ gestion des messageries génériques / Rédaction et suivi de documents administratifs (rapports d'activité, Donut, bilan d'activité etc..) / Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers ou documents / diffusion ainsi que le classement et l'archivage de tout type de documents. - Missions spécifiques CTM : saisie et suivi des demandes d'interventions urgentes/ /saisie des congés (de l'ensemble des agents) / gestion du prêt de véhicules en lien avec le garage / distribution et suivi des cartes carburant (de la commande à la facturation, imports + exports des données), des cartes de lavage, des badges d'accès / gestion des avis de contravention / assistance (téléphone rouge) pool de véhicules / valorisation des travaux en régie (extractions pour les finances) /suivi des refacturations dans le cadre des conventions /appui rédactionnel des marchés publics / Suivi et gestion des différentes taxes (à l'essieu ...) . - Missions spécifiques BREL : gestion du courrier (enregistrement, distribution et gestion sous Acropolis) / constitution et suivi des parapheurs / organisation de la préparation budgétaire / aide à la gestion des agendas de la direction Management de l'équipe Support : - Former et informer les assistants de l'unité - Organiser et suivre le travail de chacun - Le responsable d'unité doit être en mesure de prendre le relai sur n'importe laquelle des missions de son unité. - Organiser les plannings de congés pour assurer une continuité de service au sein de l'équipe support, - Assurer la coordination des activités - Donner les orientations et suivre l'activité de l'unité - Contrôler et vérifier la bonne exécution des missions qui sont données à son équipe - S'assurer de la qualité de l'accueil physique et téléphonique - Analyser les demandes, identifier les besoins, apporter une réponse adaptée - S'assurer de la bonne planification des rendez-vous et faire le relais auprès des différents membres de la direction. - Être le garant de la qualité du travail rendu Merci d'envoyer votre candidature (CV + lettre) avant le 25 août Entretiens la semaine du 02 au 06 septembre 2024.
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H
- Salaire
- Salaire brut : Selon grille FPT
Profil souhaité
Expérience
- 36 MoisCette expérience est indispensable
Compétences
- Animer, coordonner une équipe
- Apporter une assistance technique aux équipes
- Communiquer à l'oral en milieu professionnel
- Contrôler la conformité d'une opération
- Diriger et gérer un ensemble, une structure, une organisation
- Développer et gérer des relations interpersonnelles
- Organiser le travail d'une équipe
- Participer à un travail collaboratif
- Relayer de l'information
- Rendre compte de son activité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Structurer, synthétiser des informations
- Techniques de communication orales, écrites et numériques
- Techniques pédagogiques
- Évaluer la mise en oeuvre d'un projet, plan d'action
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de réactivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
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