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Assistant.e d'opérations (H/F) 34 - MONTPELLIER
Offre n° 177TSYB
Assistant.e d'opérations (H/F)
34 - MONTPELLIER - Localiser avec Mappy
Actualisé le 27 juillet 2024
Soyez parmi les 1ers à postuler
Contexte du recrutement : Dans le cadre du nouveau partenariat des établissements d'enseignement supérieur du Languedoc-Roussillon (Université de Montpellier, Université Paul-Valéry Montpellier 3, Université de Nîmes, Université de Perpignan Via Domitia, École Nationale Supérieure de Chimie de Montpellier), l'Université Paul-Valéry Montpellier 3 sera en charge de plusieurs missions pour le compte de cette politique de site, notamment le portage de l'Opération campus, qui vise à la réalisation d'un programme d'opérations de construction et de rénovation sur différents sites universitaires de Montpellier. Missions : Sous l'autorité hiérarchique du Directeur général de l'Opération Campus, et l'autorité fonctionnelle du Directeur Opérationnel au sein d'une équipe pluridisciplinaire et dans un cadre collaboratif transversal, le/l'assistant/e d'opérations assure : - La coordination et/ou la réalisation de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative des opérations de construction, de rénovation et d'aménagement, - Le soutien administratif des chargés d'opérations sur leur périmètre d'action et le relai administratif, technique ou logistique auprès des équipes financières et juridiques en interne, et des services et partenaires externes. Il/elle assurera : - Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités de gestion des opérations sur les plans administratif, financier et technique au sein de l'équipe opérationnelle de l'Opération Campus ; - Élaborer, préparer et suivre des documents administratifs (courriers, commandes, etc.) ; - Dans le cadre des consultations des entreprises, préparer les rapports d'analyses des offres ; - Assurer le suivi des documents administratifs et financiers des opérations (Fiche de Tavaux modificatifs, OS, Procès-verbaux de réception et de levée de réserves, .) en lien avec les chargés d'opération ; - Contribuer à la planification des opérations ; - En collaboration avec les équipes : répondre et assurer le contact avec nos différents interlocuteurs (collectivités, entreprises, bureaux d'études, architectes, utilisateurs.), participer à la correspondance, à la préparation des documents, leur envoi et à leur relance si nécessaire ; - Rédiger, mettre en forme, assurer le suivi des documents liés à la préparation de chantier (DICT, DROC, DAT, fiches agréments etc.), et à la clôture des opérations ; - Assurer l'appui logistique des chargés d'opérations : préparation, organisation des réunions en interne ou en externe (comités de pilotage, par exemple) ; - Participer à l'élaboration des bons de commande et assurer leur suivi en lien avec l'équipe financière ; - Proposer des outils de gestion administrative et des processus afin de fluidifier le travail des chargés d'opérations en lien avec la responsable du contrôle interne de l'opération campus (aide à la conception de tableau de bord et d'aide au suivi); - Assurer la circulation de l'information, et faciliter la communication en interne et en externe ; - Informer et accompagner dans leurs démarches les différents interlocuteur.
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 37H20
- Salaire
- Salaire brut : entre 1869€ et 2218€ brut mensuel
Profil souhaité
Expérience
- 5 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Réaliser une veille documentaire
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Techniques de communication orales, écrites et numériques
- Utiliser les outils numériques
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Cadre
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
UNIVERSITE MONTPELLIER III PAUL VALERY
500 à 999 salariés
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