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Agent administratif polyvalent et relation à l'usager (H-F) (H/F) 31 - AUCAMVILLE
Offre n° 177TYMK
Agent administratif polyvalent et relation à l'usager (H-F) (H/F)
31 - AUCAMVILLE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 16 juillet 2024
Sous l'autorité de la responsable du service relations à l'Usager, vous assurez des missions d'accueil général de l'hôtel de ville, la délivrance et l'instruction de documents administratifs et la préparation de l'état civil. A ce titre vous êtes le garant de la qualité de l'accueil de la mairie et responsable du lieu d'exercice des fonctions. MISSIONS Accueil général de l'hôtel de ville : - Accueil physique et téléphonique des usagers (réception, identification, filtrage et analyse), - Renseignement et/ou orientation des usagers vers les services ou organismes compétents - Gestion de la remise des clés aux utilisateurs des salles municipales - Rechercher et diffuser les informations auprès du public ou d'une catégorie d'usagers. Etat civil et citoyenneté : - Délivrance des copies d'acte d'état civil - Délivrance des livrets de famille - Réalisation des recensements citoyens - Accueil des usagers et constitution des dossiers d'attestations d'accueil, . - Renseigner les partenaires institutionnels et professionnels du droit (CAF, préfecture, huissiers, notaires, avocats) - Traitement de la boîte mail état civil - Préparation des actes de reconnaissance, naissance et décès à partir d'un logiciel métier - Préparation des mentions et de la mise à jour des livrets de famille, - Accueil, conseil, renseignement des conjoints sur les démarches administratives et l'organisation de la célébration d'un mariage, d'un PACS ou baptême républicain. - Gestion du cimetière communal : achat et renouvellement de concession, gestion et suivi des concessions via le logiciel métier. Elections : - Aide à l'organisation des élections (de la préparation du scrutin à la promulgation des résultats) et participation active aux journées de scrutins, - Tenue et mise à jour des listes électorales via le Répertoire Electoral Unique (inscriptions, radiations d'office, traitement des procurations) Secrétariat et traitement du courrier de la collectivité : - Enregistrement du courrier arrivé - Préparation du courrier départ - Rédaction et gestion de courriers, convocations, notes. Régie : - Mandataire de la régie relation à l'usager reçus directement à l'accueil - Enregistrement des chèques reçus directement à l'accueil Association du personnel : - Secrétariat administratif de l'association du personnel de la ville d'Aucamville à hauteur d'un jour par semaine. PROFIL SOUHAITE Savoirs faire : - BAC +2 en gestion administrative - Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales - Connaissances en état civil - Maitrise des outils informatiques (Word, Outlook). La connaissance du logiciel d'Etat-civil (Berger Levrault) et du logiciel e gestion du cimetière (GESCIME) seraient un plus. - Expérience similaire souhaitée Savoirs être : - Rigueur, discrétion, polyvalence, adaptabilité - Capacités rédactionnelles et orthographiques. - Autonome et responsable - Capacité d'adaptation et prise d'initiative - Aptitude au travail en équipe - Aisance relationnelle - Sens du service public Contraintes du poste : - Horaires : 8h30-12h30 et 13h45-17h30 du lundi au vendredi + les jours d'élections - Rythme soutenu RENSEIGNEMENTS LIÉS AU POSTE - Cadre(s) d'emplois envisagé(s) : Adjoint administratif - Durée hebdomadaire : 35h + 3h15 (25 CA + 19 RTT) - Durée du contrat : CDD de 6 mois renouvelable - Rémunération : 1801.74 € brut + 207 € de prime mensuelle - Avantages : tickets restaurants, participation mutuelle et prévoyance, association du personnel CANDIDATURES Adresser une lettre de motivation ainsi qu'un CV actualisé à : Monsieur le Maire d'AUCAMVILLE Service Ressources Humaines CS 80213 31142 SAINT ALBAN CEDEX Ou par mail : recrutement@ville-aucamville.fr Poste à pouvoir à compter de mi-septembre 2024 Date limite des candidatures le 26 août 2024
- Type de contrat
-
CDD - 6 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 38H15
- Salaire
- Salaire brut : Chèque repas
- 2008.74 €/mois
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac ou équivalent - BAC +2 en gestion administrative Cette formation est indispensable
Compétences
- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Gestion administrative du courrier
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Travailler en équipe
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
COMMUNE D AUCAMVILLE
100 à 199 salariés
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