Assistant.e de la direction générale, gestionnaire des assemblées (H/F) 49 - ST SYLVAIN D ANJOU
Offre n° 179QWMG
Assistant.e de la direction générale, gestionnaire des assemblées (H/F)
49 - ST SYLVAIN D ANJOU - Localiser avec Mappy
Actualisé le 20 août 2024
Entreprise handi-bienveillante
Gérer le bon déroulement des instances municipales et veiller au respect des procédures dans l'élaboration et le traitement des actes de la collectivité : - Planifier et coordonner les différentes instances : Conseil municipal, réunions municipales, commissions/groupes de travail, etc - Assurer l'organisation et la gestion du Conseil municipal : - Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires ; - Rédiger et/ou vérifier et valider les projets de délibérations émanant des services et veiller à la transmission des éléments utiles aux dossiers ; - Préparer et transmettre les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires à la tenue de la séance et s'assurer de l'organisation matérielle des séances ; - Assurer l'ensemble des phases post Conseil municipal (contrôle de légalité, rédaction des procès-verbaux, tenue des registres, etc) ; - Assurer le suivi et la sécurisation des actes réglementaires émanant des services ; - Veiller à la conservation des actes administratifs en garantissant une organisation et un archivage méthodique et rigoureux des documents et actes émanant de la collectivité ; Apporter une assistance administrative à la Direction générale et aux élus : - Filtrer les besoins et attentes des services auprès des Maires et la Direction générale ; - Prioriser et organiser les rendez-vous et réunions : gestion des agendas complexes et mouvants, convocations, dossiers préparatoires, émargements, organisation logistique etc ; - Traiter le courrier du Maire et des Maires délégués et en assurer le suivi ; - Rédiger, mettre en forme et valoriser les courriers sur la base des volontés politiques et faire valoir l'image de la Collectivité ; - Prendre des notes, rédiger la correspondance courante, établir des comptes rendus de réunion et/ou relevés de décision, élaboration et/ou relecture et mise en forme des dossiers, etc ; - Être soutien sur les dossiers et projets structurants ; - Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction générale et du Maire ; Assurer la circulation et la diffusion de l'information au sein de la collectivité : - Enregistrement et diffusion du courrier entrant ; - Collecte des données nécessaires, mise en place et suivi de tableaux de bord pour la Direction générale ; - Diffusion des directives et consignes données par la Direction générale aux différents services ; - Elaboration de contenus, proposition de supports et outils permettant de développer en interne l'échange d'informations et la connaissance des acteurs et des projets de la collectivité ; - Planification, préparation des réunions de services avec diffusion d'information ; - Coordination des temps de rencontres « institutionnels » élus / agents (événements festifs, séminaires, etc) ;
- Type de contrat
-
CDD - 6 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1810.0 Euros à 2100.0 Euros sur 12.0 mois
- Primes
- Pc portable
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
Permis
- B - Véhicule léger
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- S'adapter aux changements
Informations complémentaires
- Qualification : Employé non qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
MAIRIE
0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)
Mme Geneviève STALL
Cette entreprise participe à l’initiative “entreprise handi-bienveillante”. Pour en savoir plus, consulter les raisons de cette initiative
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