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Chargé de gestion administrative - DFJM - SDL (H/F) 75 - PARIS 01
Offre n° 180KPSH
Chargé de gestion administrative - DFJM - SDL (H/F)
75 - PARIS 01 - Localiser avec Mappy
Actualisé le 03 septembre 2024
MISSIONS ET ACTIVITES : Principales missions : Sous l'autorité de la cheffe de service, le chargé de gestion administrative gère les dossiers administratifs du service, ainsi que ceux relatifs à la restauration collective. Dossiers administratifs du service : Assurer le suivi des demandes faites au service (via la messagerie achat logistique) : Contrôler de conformité des demandes Transmettre aux deux encadrants en charge des typologies d'achat Informer les directions et départements sur le suivi de leurs demandes Assurer la gestion administrative des achats de fournitures (fournitures de bureau et de petits équipements, fournitures sanitaires, fournitures de sécurité et protection incendie) : Traiter les demandes d'achat et vérifier les pièces contractuelles (marchés ou devis) Initialisation des demandes d'achat dans le logiciel ad hoc Organiser et suivre la procédure relative aux livraisons : Saisie des livraisons dans le logiciel ad hoc de l'aire de livraison, vérification et contrôle des fournitures réceptionnées, et saisie des services faits dans le logiciel ad hoc Gérer les inventaires de petites fournitures Restauration collective : Commission des menus : Rédiger les comptes rendus Mettre à jour les menus dans l'Intranet du Musée Suivre les analyses bactériologiques à partir des rapports d'analyses transmis par les prestataires et l'affichage des résultats Suivre les fiches de suggestion des convives au restaurant du personnel, transmettre les éléments au prestataire ainsi que suivre l'exécution des suggestions. Commission restaurant : Suivre les audits sanitaires (environ 3 par an) : mise à jour du plan d'actions en liaison avec le prestataire chargé de la restauration collective et la Direction de l'architecture, de la maintenance et des jardins (DAMJ) (aspects techniques) Tenir à jour le tableau des achats et de renouvellement en liaison avec l'adjoint logistique de la sous-directrice Analyser les données financières : participation employeur, coût agent, .. Conventions tiers : Assister le chef de service pour le suivi des conventions tiers Assurer le suivi des demandes de badges d'accès au restaurant pour les tiers Mettre en place le tableau de bord de l'activité restaurant Missions secondaires : Assurer les intérims lors des congés : Traitement des réceptions professionnelles : demandes de repas notamment Assister l'adjointe au chef de service lors d'opérations d'ampleur exceptionnelle pour : La gestion administrative des achats de mobilier, de matériel et des déménagements Le suivi de la procédure relative aux livraisons : vérification et contrôle du mobilier et matériel réceptionné et saisi des services faits dans le logiciel ad hoc PROFIL RECHERCHÉ : Expérience d'au moins 5 ans dans un poste similaire souhaité Maitrise de l'orthographe, de la prise de notes, des techniques rédactionnelles et de la mise en forme de documents Maitrise des outils bureautiques standards (Word, Excel avancé, Outlook) Connaissance des marchés publics : exécution notamment Connaissance des outils métiers : Panoptés, Elap, Workey Connaissance de l'environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs.) du musée du Louvre et du ministère de la Culture et de la Communication Connaissance de l'organisation du musée (spatiale et administrative) Notions de la règlementation en matière de conservation des archives publiques Capacité à travailler en équipe et sur de multiples tâches
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H
- Salaire
- Salaire brut : Restauration
- 30K à 34K Annuel
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 5 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestionCette compétence est indispensable
- Concevoir des supports de suivi et de gestionCette compétence est indispensable
- Législation socialeCette compétence est indispensable
- Réaliser des déclarations réglementairesCette compétence est indispensable
- Utiliser les outils numériquesCette compétence est indispensable
Savoir-être professionnels
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Gestion des sites et monuments historiques et des attractions touristiques similaires
Entreprise
ETABLISSEMENT PUBLIC DU MUSEE DU LOUVRE
2000 à 4999 salariés
Mme SANDRINE BERTRAND
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