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Assistant/e de direction (H/F) auprès de M. le Maire et de la DGS (H/F) 34 - TEYRAN
Offre n° 180QCNJ
Assistant/e de direction (H/F) auprès de M. le Maire et de la DGS (H/F)
34 - TEYRAN - Localiser avec Mappy
Publié le 05 septembre 2024
Mairie de Teyran - Direction générale des services / Poste à temps complet - emploi permanent Ouvert aux agents contractuels en raison de la nature des fonctions (article L.332-8,2° du Code Général de la Fonction Publique) Télétravail : non /Prise de poste : octobre 2024 La Ville de Teyran recrute un/e assistant/e de direction (H/F) par voie statutaire ou contractuelle, à temps complet du lundi au vendredi - mercredi après-midi non travaillé - (cycle hebdomadaire de 37h sur 4.5 jours avec génération de jours de RTT) sur les grades de la filière administrative des cadres d'emplois de la catégorie B (rédacteur) ou de la catégorie C (adjoint administratif). Placé(e) sous l'autorité directe de la Directrice générale des services, l'assistant/e de direction a pour missions principales la gestion du secrétariat de Monsieur le Maire en coordination avec la Directrice générale des services. En complément de ces missions, vous assurez un binôme, 1 jour et demie par semaine, avec le gestionnaire des Ressources Humaines sur la partie Paie et suivi des carrières. Un tuilage avec l'agent en poste sera assuré. Vous êtes recruté(e) pour remplacer l'actuelle assistante du Maire et de la DGS qui fait valoir ses droits à la retraite à la fin de l'année 2024. Vous serez donc amené(e) à effectuer une période de « tuilage » pour prendre connaissance des missions du poste de travail. Missions - Organisation et suivi de la préparation des Conseils municipaux : préparation et rédaction de la note de synthèse des séances du Conseil municipal, préparation de la salle du Conseil, envoi sous forme dématérialisée des dossiers de séance aux membres du Conseil municipal, rédaction des procès-verbaux, des délibérations, . - Suivi des actes administratifs (arrêtés, délibérations et décisions) de la Commune (télétransmission, notification, publication, tenue des registres), - Relecture et correction des documents dans le parapheur et suivi de la charte graphique, - Assistanat de la Direction Générale et organisation de réunions, rédaction des comptes-rendus, gestion de l'agenda, - Gestion et planification de l'agenda du Maire en coordination avec la Directrice générale des services et les partenaires institutionnels ; - Gestion de l'accueil téléphonique du cabinet du Maire ; - Accueil et gestion des rendez-vous du Maire et suivi des dossiers d'après rendez-vous ; - Gestion de la boîte mail du secrétariat général de la collectivité ; - Gestion des courriers du Maire, éventuellement ceux des adjoints; - Gestion et suivi des parapheurs papiers du Maire ; - Gestion dématérialisée des flux de la collectivité (applicatif métier du contrôle de légalité, des courriers entrants). - Suivi des demandes de reconnaissance d'état de catastrophe naturelle - Suivi des dossiers d'assurances de la collectivité Missions spécifiques - En appui du service des ressources humaines : élaboration de la paie, suivi des carrières, application du statut, en tuilage avec l'agent titulaire du poste RH pour à terme être son binôme ponctuellement Conditions d'exercice Travail sur 4.5 jours, 37h - mercredi après-midi non travaillé/ Temps de travail modulable pour besoin de service et en fonction des pics d'activité / CV et LM demandés Diplômé(e) BAC+2 maîtrisant parfaitement la langue française et son orthographe, vous justifiez d'une expérience professionnelle du métier de secrétaire de direction d'au moins trois ans sur des structures de strate identique à minima. Vous êtes doté(e) d'un état d'esprit loyal envers votre employeur et témoignez d'une parfaite discrétion professionnelle, d'une modération dans vos propos dans le respect strict de la confidentialité des informations portées à votre connaissance. Vous savez gérer les priorités dans des situations d'activité intense. Etant méthodologique et rigoureux(se), vous maîtrisez l'outil bureautique (word, excel, powerpoint, drive)
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2300.0 Euros à 2400.0 Euros sur 12.0 mois
- Primes
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 12 MoisCette expérience est indispensable
Compétences
- Codifier un mandat
- Codifier un titre
- Codifier une facture
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation
- Logiciels comptables
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
MAIRIE
20 à 49 salariés
M. Eric BASCOU
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