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Responsable de Secteur Guichet Unifié (H/F) 94 - VILLEJUIF
Offre n° 180SFTZ
Responsable de Secteur Guichet Unifié (H/F)
94 - VILLEJUIF - Localiser avec Mappy
Publié le 06 septembre 2024
Au sein de la Direction des Accueils et Formalités, en tant que responsable du guichet unifié, vous intervenez en soutien du chef de service formalités administratives pour organiser et superviser le travail de l'équipe des agents instructeurs. Vous participez, avec le chef de service, à la définition des orientations stratégiques en matière de services à la population et des priorités définies par la collectivité ainsi qu'à l'élaboration et la mise en œuvre du projet du service. Vos domaines de compétences : l'état civil, les affaires générales, les élections politiques et le recensement de la population. Vous êtes une personne ressource dans votre domaine de compétences pour les agents d'accueil et encadrant de premier niveau, vous assurez le suivi et le contrôle des dossiers traités. Vous accueillez, orientez et renseignez le public. Vous instruisez et constituez les différents dossiers dans le respect de la réglementation. Missions principales Vous êtes chargé de réceptionner les déclarations et établir des actes d'état civil (naissances, décès, mariage...), d'effectuer la tenue administrative des registres d'état civil, d'assurer l'établissement des dossiers de mariage, PACS, changement de nom, changement de prénom et d'assurer les auditions des mariages en collaboration avec le chef de service. Vous assistez à la célébration des mariages en cas de manque d'effectif, vous établissez les tables annuelles, l'ouverture et la clôture les registres annuels. Au niveau des affaires Générales, vous effectuez les missions suivantes : Établissement des dossiers cartes d'identité et passeports, attestations d'accueil, inscriptions électorales, recensement militaires, débits de boisson, statut de syndicat. Vous participez aux certifications et légalisation de signature et à l'organisation matérielle des élections politiques en collaboration avec le chef de service. Missions spécifiques : former et accompagner les agents instructeurs, vérifier et contrôler le travail réalisé, accueillir et renseigner les usagers en guichet, identifier et qualifier les demandes. Missions administratives : suivre les stocks des documents état-civil et affaires générales afin de faciliter le travail des agents, établir les feuilles de versement aux archives, rédiger les notes de synthèse et compte-rendu de réunion, établir les statistiques et requêtes de l'activité, suivre le développement des logiciels métiers en collaboration avec les partenaires. Le profil recherché Vous possédez un diplôme de niveau Bac obtenu (gestion administrative, Accueil et relation avec l'usager) ou vous êtes titulaire du grade rédacteur (Cat. B). Vous avez des connaissances sur le fonctionnement de l'état-civil et des affaires générales. Vous maîtrisez les outils informatiques et êtes à l'aise avec les logiciels métier. Vous savez accueillir le public et traiteur les demandes des usagers. Vous maîtrisez la restitution d'information à la hiérarchie. Infos complémentaires Avantages (*sous conditions) - Régime indemnitaire - Prime annuelle de 1600€ - Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé. - Adhésion au C.N.A.S* - Forfait mobilités durables* - Sport pour les agents* Temps de travail Rythme de travail au choix entre : 37h30 (25 CA et 15 RTT) 38h00 (25CA et 18 RTT) 38h30 (25 CA et 20 RTT) Particularités : Travail en bureau sur écran Travail par roulement le matin et/ou samedi journée entière (mariages, baptêmes civils, etc.) Activité accrue en période de scrutins électoraux (soirs et/ou week-end) Astreintes sur la base du volontariat Encadrement + Collègues Sous l'autorité hiérarchique du responsable de service Échanges fréquents : services municipaux Échanges transversaux : services de la direction Partenaire interne Relations fréquentes : autorités de tutelle (INSEE, Préfecture, Procureur) Organismes funéraires, hôpitaux
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 37H30
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 30000.0 Euros sur 12.0 mois
- Primes
- CE
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac ou équivalent - BAC accueil, secrétariat assistanat Cette formation est indispensable
Compétences
- Accueillir, orienter, informer une personneCette compétence est indispensable
- Animer, coordonner une équipeCette compétence est indispensable
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- Corriger et mettre en forme un documentCette compétence est indispensable
- Faciliter la résolution de questions et démarches administrativesCette compétence est indispensable
- Identifier, traiter une demande clientCette compétence est indispensable
- Mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
- Méthode de classement et d'archivageCette compétence est indispensable
- Relayer de l'informationCette compétence est indispensable
- Réaliser des travaux de reprographieCette compétence est indispensable
- Techniques de numérisationCette compétence est indispensable
- Utiliser les outils numériquesCette compétence est indispensable
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Savoir-être professionnels
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
- Travailler en équipe
- Faire preuve de leadership
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
MAIRIE
1000 à 1999 salariés
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