En tant que secrétaire, vous serez sous la responsabilité direct de Monsieur Chardon (gérant). Afin d'assurer la bonne gestion administrative de l'entreprise, vos différentes tâches seront les suivantes : 1. Établir la comptabilité générale au quotidien : Préparer les factures, encaisser pour la comptable, Trier les factures payer par période mensuelle pour la comptable ( préparation TVA %) Vérifier la facture des fournisseurs (quantité / prix), Relancer les fournisseurs en cas d'Avoir Gérer la mise à jour des données AGICAP Facturer le client, Relancer les factures non payées Rédaction des notes de frais et acompte Transmettre les doc au comptable (acomptes, avis de saisie salarié, facture manquante..) Envoyer la fiche de présence pour la comptable, Vérifier les fiches de paie 2. Gestion des dossiers chantiers Traitement de la partie administrative des chantiers reçu (contrat de sous-traitance à signer etc.) Saisir les opérations effectuées dans la base de données Monter des dossiers Ma Prime Renov, CEE & ENEDIS, Élaborer et mettre en forme les dossiers d'appel d'offres, Archivage des dossiers finis Suivi des litiges et des procédures juridiques 3. Gestion du service client Gérer les appels téléphoniques entrants, recevoir, rédiger, transmettre courrier et emails 4. Gestion du Marketing Trier les photos de chantier, Poster des publications sur les réseaux sociaux Répondre au différents messages provenant des plateformes Mise à jour du site internet, Faire de la veille concurrentielle sur internet et les réseaux sociaux 5. Gestion sous-traitants Vérification de la validité des attestations obligatoires, Editer devis et contrats de sous-traitance, Déclaration de la sous-traitance (édition DC4) 6. Gestion RH Déclaration préalable à l'embauche Rédaction des nouveaux contrats ou avenants, documents obligatoires à signer pour chaque nouveau salarié Préparation de la mutuelle salarié Déclaration nouveau entrant ou sortant sur chaque plateforme social (PROBTP ; CIBTP ; AMEBAT, APRIL mutuelle) Transmission de tous les documents du nouveau contrat au cabinet comptable Commander carte PROBTP pour chaque ouvrier Rédaction des courriers de mise en garde ; licenciement, Archivage des documents, Traitement des demandes salariées Remplir la fiche de présence quotidiennement Suivi des procédures RH en cours (recrutement; licenciement; avis de saisie; amende routière.) 7. Gestion du recrutement Rédiger des offres d'emploi, Gestion des plateformes de recrutement, Trier les candidatures et transmettre au supérieur hiérarchique Compétences nécessaires pour le poste : - Numérique : Traitement de texte, Maîtriser des logiciels de gestion et bureautique (traitement de texte, tableur, présentation, .), Utiliser les fonctions de base d'une messagerie, internet, tableur sur PC/smartphone/tablette - Marketing digital : Savoir utiliser les réseaux sociaux, Prise en main et la gestion des différents CRM (AGICAP ; InterFast ; Google Drive) - Savoir communiquer : Adapter son discours et son mode de communication selon les destinataires (clients, partenaires, équipe, .) - Savoir-faire : Connaitre les termes techniques, spécifiques au métier de façadier et du BTP, Appliquer le règlement intérieur, Véhiculer l'image de l'entreprise, Appliquer les consignes concernant l'organisation du travail - Organisation : Savoir réagencer ses priorités en fonction des informations reçues (mails, téléphone, oral), Organiser de façon efficace son temps de travail dans les délais - Communication : Adapter son discours et son mode de communication selon les destinataires (clients, partenaires, équipe, .), Exprimer ses incompréhensions, Informer et renseigner des usagers/clients/partenaire sur l'opération en cours - Travailler en équipe : Identifier les rôles et fonctions de chacun dans l'équipe, Solliciter la bonne personne en fonction des besoins Avantages : Prime Assidiuté + Intéressement à venir (Nov 2024) + PC