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Agent / Agente d'accueil (H/F) 93 - ST DENIS
Offre n° 180YHYT
Agent / Agente d'accueil (H/F)
93 - ST DENIS - Localiser avec Mappy
Actualisé le 17 septembre 2024
L'Agent d'accueil polyvalent est chargé de l'accueil et des tâches administratives. Il/elle est sous la responsabilité de la responsable du site. Il anime l'accueil physique et téléphonique, organise l'espace pour la réception du public. Il est à l'écoute des demandes, assure la transmission des messages, la tenue du registre d'accueil et du courrier. L'agent d'accueil reçoit les demandeurs d'emploi et de formation et toute personne orientée vers les actions de formation ainsi que nos partenaires. De plus, il contrôle leur identité et leur autorise l'accès. Il est également chargé de réorienter vers les bons interlocuteurs les visiteurs, courriers, les appels téléphoniques, voire les e-mails. Son travail peut varier en fonction de l'organisation du site où il est employé et des tâches qu'on lui a attribuées. Il est basé sur notre site FIDE situé au 301, rue de Belleville, 75019, Paris. Il aura à s'occuper de tous nos sites de Paris (15ème, 18ème et 19ème) selon un planning et une organisation définis par et avec la responsable de Paris. L'agent d'accueil reçoit, identifie et oriente : - les stagiaires, - les partenaires - les prestataires, - les communications téléphoniques et les courriers Activités principales - Accueillir les stagiaires et/ou les prestataires, partenaires et les orienter. - Renseigner les personnes sur l'ensemble des sites et/ou formations. - Contrôler l'accès au centre (type de public...). - Répondre au téléphone et informer ou rediriger les personnes demandant des renseignements et tenir le registre d'accueil. - Gérer le petit matériel nécessaire au fonctionnement du bureau d'accueil. - Veiller à la sécurité et à la propreté du site. - Contrôler les feuilles de présence des stagiaires. - Veiller à la régularité des signatures et à leur cohérence. - Contrôler la conformité des justificatifs des absences. - Faire un rappel aux stagiaires et aux formateurs en fonction de leur situation (absence, retard, demande de justificatif d'absences en liaison avec les formateurs de chaque groupe concerné). - Tenir régulièrement les états de fin de mois (décompte des heures de présence et des absences). - Mettre à jour régulièrement les différentes bases de données et contrôler la conformité et la cohérence des données saisies (de FIDE et en lien avec nos partenaires). - Contrôler et tenir à jour les dossiers administratifs des stagiaires. - Assurer le suivi administratif avec les formateurs et intervenants sous la supervision de la responsable du site (contrôler les tickets restaurant, les titres de transport, les congés et les absences en liaison avec la responsable du site). - Numériser les éléments de facturation. Compétences : - Formation et expérience exigées dans le domaine de l'accueil et de l'administratif - Pack Office (Excel, Word, Outlook) - Indispensable - Assurer la gestion administrative de l'activité - Qualité rédactionnelle - Connaissance d'une langue étrangère - Identifier, traiter et renseigner une demande Dans le secteur de la formation, l'agent d'accueil et d'information est susceptible de répondre à un ensemble de questions variées. Il doit être capable d'informer le public sur l'activité et les formations proposées par la structure (formation interne assuré par la responsable du site et de la direction). Pour cela, il doit : - Maîtriser l'organisation de la structure - Maîtriser le fonctionnement des dispositifs de formation Savoir-être - Ponctuel - Autonome - Faire preuve de rigueur et de précision - Travailler en équipe - Travailler sous la responsabilité de la responsable du site (communication, vérification de documents, relance de stagiaires et de partenaires, relations avec la direction) - Être à l'écoute et faire preuve d'empathie - Tickets restaurant à 8 € avec participation de l'employeur à 60 % - Transport pris en charge à 100 % par l'employeur - Prévoyance et mutuelle prises en charge à 60 % par l'employeur - Congés payés : 36 jours acquis par an
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
CUI - CAE - Durée du travail
- 35H Autre
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1767.00 Euros sur 12 mois
- Chèque repas
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Assurer un accueil téléphonique
- Identifier, traiter une demande client
Savoir-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Formation continue d'adultes
Entreprise
ASS FORMATION INSERTION DEVEL ET EMPLO
20 à 49 salariés
Notre association est un organisme de formation qui dispose des actions de mobilisation professionnelle et accompagnement vers l'alternance et l'apprentissage, notre organisme intervient pour assurer des formations linguistiques de français à destinations de différents publics de demandeurs d'emploi, jeunes, allocataires du RSA et signataires du contrat d'intégration républicaine (CIR). Nous assurons également d'autres missions : formations au métiers du sanitaire et social...
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