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Assistant(e) de Direction, chargé(e) de communication et de missi (H/F) 56 - GRAND CHAMP
Offre n° 181CBPL
Assistant(e) de Direction, chargé(e) de communication et de missi (H/F)
56 - GRAND CHAMP - Localiser avec Mappy
Actualisé le 17 septembre 2024
L'EPSMS Vallée du Loch recrute un(e) Assistant(e) de Direction, chargé(e) de communication et de missions qualité et de facturation. Le poste est à pourvoir dès le 16 septembre pour une durée de 2 semaines avec possibilité de reconduction. Votre rémunération est basée sur la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière et votre ancienneté. Vous assurerez le Secrétariat de Direction (gestion des instances, préparation et organisation des différentes réunions, gestion et traitement du courrier, des agendas, préparation et suivi des conventions de partenariats...) Vous serez également en charge de la communication interne et externe de l'établissement, de la liquidation et du mandatement ainsi que de la facturation mensuelle de l'ESAT. Vous assurerez le secrétariat de la démarche qualité/gestion des risques. Missions principales Activités correspondantes Secrétariat de direction Gestion des instances - Organisation des instances : conseil d'Administration, CSE et CHSCT : gestion et suivi du calendrier annuel, des délais de convocations, préparation des dossiers et adressage des convocations, réalisation des compte-rendu du conseil d'administration, classement et archivage Préparation et organisation des différentes réunions : comité éthique, commission de menus.. -Gestion des invitations, des présences et compte-rendu Gestion et traitement du courrier -Ouverture du courrier et dispatching -Mise en forme de courriers et adressage -Suivi des envois et affranchissement Gestion des agendas -Programmation des rdv Préparation, actualisation et suivi des conventions de partenariats Communication interne et externe Communication interne : -Création, suivi et actualisation des documents institutionnels : projet d'établissement, projets de services, protocoles et procédures -Gestion de l'annuaire interne Communication externe : -Organisation d'évènements : conférences familles ou partenaires, forums : création des supports de communication, contacts presse et partenaires, organisation logistique Qualité Secrétariat de la démarche qualité/gestion des risques Référencement des procédures et protocoles Référente gestion documentaire Liquidation/mandatement Liquidation/mandatement, dans le respect des délais impartis et de manière dématérialisée, des budgets (MAS/ESAT DG-COM/EPSMS) des autres budgets en cas d'absence de l'adjoint(e) aux achats. Contrôle des données et conformité des documents / vérification du service fait Gestion des litiges et contentieux éventuels Conservation et archivage règlementaire des factures Commercial ESAT Suivi et réalisation de devis et convention Facturation mensuelle de l'ESAT Emission mensuelle du journal des ventes pour l'ESAT Relance des impayés mensuellement Affectation et encaissement des recettes Connaissances requises : très bonne maîtrise des outils informatiques Sens de l'organisation, rigueur, réactivité, polyvalence, respect des délais. Qualités relationnelles : discrétion, écoute, diplomatie Poste à temps complet : 35h sur 5 jours semaine. Type d'emploi : Temps plein Rémunération : à partir de 1 877,00€ par mois Horaires : Du lundi au vendredi Travail en journée Lieu du poste : En présentiel Date de début prévue : 16/09/2024
- Type de contrat
-
CDD - 15 Jour(s)
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Autre
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1877.0 Euros à 1878.0 Euros sur 12.0 mois
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Planning du personnel
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux
Entreprise
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