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Assistante de direction à la Direction générale H/F 09 - ST LIZIER
Offre n° 181DQZY
Assistante de direction à la Direction générale H/F
09 - ST LIZIER - Localiser avec Mappy
Publié le 16 septembre 2024
Missions : Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques / Organiser la gestion logistique : o Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.), o Prise de notes, frappe et mise en forme de documents, o Prise de rendez-vous / gestion des agendas, o Organisation des déplacements professionnels, o Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques, o Reproduction et diffusion de documents, de dossiers, o Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage), o Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, commissions spécialisées, o Gestion du planning de réservation des salles de réunion (Outlook). Assurer la gestion des instances (planification, convocation, organisation matérielle, prise de note, compte rendu, etc.) : o Conseil de Surveillance, o Commission Médicale d'Etablissement, o Directoire, o Dialogue de Gestion, o Comité de Direction. COMPETENCES ET QUALITES REQUISES Connaissances requises (savoir) : Accueil téléphonique, Bureautique (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) Classement et archivistique, Communication / relations interpersonnelles, Organisation et fonctionnement interne de l'établissement, Secrétariat, Compétences requises (savoir-faire) : Utiliser les outils bureautiques et les technologies de la communication, S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés, Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics, Savoir prendre des notes rapidement, Rédiger et mettre en forme des documents (respect de la syntaxe, de l'orthographe et de la grammaire), Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire, Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites, Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures. 3 Qualités professionnelles attendues (savoir-être) : Confidentialité, discrétion, Disponibilité et réactivité, Capacité d'adaptation, Organisation, rigueur et esprit de synthèse, Diplomatie, Sens du contact, Loyauté, Prise d'initiative et sens de l'anticipation. CONDITIONS D'EXERCICE LIEES AU POSTE Quotité de temps de travail : 100 % Rythme de travail : Horaires de travail : 9h-17h et/ou 8h30-16h30 Cycle de travail : du lundi au vendredi Repos variable / fixe : fixe (samedi, dimanche et jours fériés) Particularités du poste (risques spécifiques, ... ) : Participation à certaines réunions en soirée, Avantage du poste : NBI (Nouvelle Bonification Indiciaire) de 25 points.
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Autre
- Salaire
- Salaire brut : Selon convention
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac+2 ou équivalents secrétariat assistanat direction Cette formation est indispensable
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Activités hospitalières
Entreprise
CENTRE HOSPITALIER ARIEGE COUSERANS
1000 à 1999 salariés
Au pied des Pyrénées ariégeoises, à une heure de Toulouse, proche des stations de ski, à 2 heures de la Méditerranée et à 3 heures de l'Atlantique, le CHAC bénéficie d'un cadre de vie exceptionnel Le Centre Hospitalier comprend plus de 1000 salariés, dont une 60aine de médecins, 4 Pôles Cliniques, des activités diversifiées (MCO, Urgences, SSR, SIR, Centre de Réadaptation Neurologique, Psychiatrie intra-extra de l'Ariège, EHPAD, un plateau technique complet avec Laboratoire, Pharmacie, Scanner
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