Assistant / Assistante de direction bilingue (H/F) 92 - MONTROUGE
Offre n° 181LXBT
Assistant / Assistante de direction bilingue (H/F)
92 - MONTROUGE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 24 septembre 2024
MISSIONS 1. Assistanat du directeur général - Gestion des plannings, organisation des réunions et des rendez-vous. - Organisation des déplacements professionnels et des missions terrain (dossier voyage, billets d'avion, visas, suivi budgétaire des dépenses dans le logiciel de gestion de projet). - Elaboration et suivi des notes de frais. - Rédaction de supports de communication (présentations, compte-rendu, notes spécifiques, etc.). - Garantie de la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.). 2. Assistance aux instances de gouvernance et décisionnelles - Gestion du planning du CODIR et des réunions - Archivage Sharepoint des documents pour le CODIR. - Organisation des conseils d'administration, du bureau, du séminaire CODIR et du séminaire responsables pays/directeurs pays. - Gestion administrative de dossiers spécifiques et institutionnels. 3. Organisation du séminaire IECD annuel et des réunions monde trimestrielles - Organisation, planification et coordination avec les différents interlocuteurs. - Gestion des différents prestataires (location de salle, traiteur, traducteur .). - Organisation visioconférence grand public et mise en place d'ateliers virtuels (TEAMS). 4. Gestion du secrétariat de direction - Gestion du standard téléphonique (réception et filtrage des appels). - Réception et distribution du courrier reçu. - Accueil physique des visiteurs de l'association et orientation vers les services concernés. - Organisation repas extérieurs ou au service de restauration Montalembert des invités - Gestion et suivi de l'archivage physique des documents institutionnels/Officiels. 5. Gestion des moyens généraux - Responsable de la tenue du DUERP et à sa mise à jour - Gestion et commande des fournitures de bureau et du mobilier. - Gestion des accès et de la sécurité des locaux (Bips) - Suivi budgétaire des dépenses (vérification et validation des factures et imputation dans le logiciel d'engagement des dépenses) - Point focal des salariés sur tout sujet attenant à la vie dans les locaux. Interface avec le Responsable des services Généraux de l'immeuble Montalembert 6. Support éventuel aux équipes siège/terrain - L'assistante de Direction joue le rôle d'interface et de point de contact entre tous. CONDITIONS DU POSTE Type de contrat :Contrat à Durée Déterminée Sous la responsabilité : de la DRH En étroite collaboration avec : - Le Directeur général - Les DRH et DAF - Les Directeurs de Région et des pays Dates du poste : Dès que possible
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Autre
- Salaire
- Salaire brut : selon profil
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
Langues
- Anglais
- Français
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Entreprise
INST EUROPEEN COOPERATION DEVELOPPEMENT
Depuis sa création en 1988, l'Institut Européen de Coopération et de Développement (IECD), organisation de solidarité internationale reconnue d'utilité publique, soutient le développement humain, économique et social des pays où il opère. Avec ses partenaires en Afrique subsaharienne, dans l'océan Indien, le Bassin méditerranéen et en Asie du Sud-Est, il met en œuvre des projets dans les domaines de l'éducation, de la formation et l'insertion professionnelle et de l'entrepreneuriat.
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