ASSISTANT(E) DE DIRECTION ET GESTION ADMINSTRATIVE AU PÔLE ES H/F 54 - MAXEVILLE
Offre n° 181MCMQ
ASSISTANT(E) DE DIRECTION ET GESTION ADMINSTRATIVE AU PÔLE ES H/F
54 - MAXEVILLE - Localiser avec Mappy
Publié le 20 septembre 2024
La ville de Maxéville recrute un(e) ASSISTANT(E) DE DIRECTION ET GESTION ADMINSTRATIVE AU PÔLE ESPACE PUBLIC Vous apporterez à la responsable de Pôle une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication et d'information. Vos missions : 1/ Assistante de Direction - Gérer et suivre les affaires délibératives du Pôle relevant de la Commission Municipale ad-hoc, - Réaliser des tâches de secrétariat (convocation, saisie de rapport, compte rendu, Demandes d'Intervention, etc.) et assurez la gestion du courrier, - Organiser les agendas de la chef de Pôle, - Suivre les demandes du Cabinet du Maire au Pôle (RDV, demande de note, listings.) - Suivre, classer, archiver les dossiers, bilans, rapports . du Pôle. 2/ Gestion du service technique, - Accueil physique et téléphonique des usagers et des entreprises/prestataires (1er accueil et orientation), - Gestion des devis et des Bons de Commandes, - Soutien administratif au service : élaboration de bilans techniques, suivi des interventions des ST sur les contrôles techniques et réglementaires, - Suivi de l'inventaire des investissements - Gestion et suivi des plannings (astreintes, événements) 3/ Lancement et suivi des marchés publics, - Accompagner le service sur les différentes étapes d'un marché public, - Relire les pièces techniques rédigées par le service, - Participer au suivi les consultations via la plateforme de dématérialisation des marchés (publication, réponses aux questions des candidats, réception des offres.) - Rédiger des courriers, assurer le lien administratif avec les entreprises - Assurer le suivi des délais, alerter le service concernant les renouvellements de marchés publics (mise à jour de tableaux de bords et outils de suivi) Profil recherché : - Expérience sur un poste similaire vivement souhaitée, - Connaissances des procédures administratives et financières, - Connaissance de l'environnement, de la réglementation et des procédures de la commande publique, - Sens de l'écoute et de la communication, - Rigueur, autonomie, réactivité et disponibilité, - Capacité à travailler en équipe, - Devoir de confidentialité, - Maîtrise des outils informatiques et bureautiques, - Permis B. Rémunération statutaire, régime indemnitaire, 13ème mois Lettre de candidature et curriculum vitae sont à adresser pour le 20 octobre 2024 au plus tard La date de recrutement est prévue le 04 novembre 2024
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Autre
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2000.00 Euros sur 13 mois
- Chèque repas
- Mutuelle
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac+2 ou équivalents secrétariat assistanat direction - ou expérience dans le même domaine Cette formation est indispensable
Compétences
- Avoir des connaissances en marchés publicsCette compétence est indispensable
- Accueillir, orienter, informer une personne
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Organiser des déplacements professionnels
- Planifier des rendez-vous
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
MAIRIE MAXEVILLE
100 à 199 salariés
Le Pôle Espace Public (PEP) regroupe les services techniques de la ville, composés du Patrimoine/Logistique, du Cadre de Vie/Environnement, de l'Urbanisme et la Participation Citoyenne/Coordination des Brasseries. Le PEP travaille également de manière très étroite avec le service support « Finances et marchés publics ».
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