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Agent d'accueil guichet unique - ref. 24CIAS011 (H/F) 73 - ALBERTVILLE
Offre n° 181YHNJ
Agent d'accueil guichet unique - ref. 24CIAS011 (H/F)
73 - ALBERTVILLE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 01 octobre 2024
Entreprise handi-bienveillante
DÉFINITION L'agent d'accueil du guichet unique du pôle domicile H/F accueille physiquement et par téléphone les bénéficiaires et leurs familles. Polyvalent, il assure la gestion du standard, la gestion administrative du guichet ainsi que des missions transversales variées, en lien direct avec le responsable du pôle domicile. CONDITIONS D'EXERCICE - Conditions de travail : Amplitude horaire variable en fonction des obligations du service - Polyvalence - Confidentialité, adaptabilité. MISSIONS 1. Assurer l'accueil physique et téléphonique des services du pôle domicile - Accueillir physiquement le public : accompagner, orienter et informer en apportant des réponses précises et fiables - Assurer la tenue du standard : écouter, orienter et répondre aux sollicitations, en facilitant le parcours des personnes âgées, de leurs familles et des partenaires - Assurer la prise de message et une restitution fiable aux destinataires - Saisir les informations de contact et les mettre à jour sur le logiciel métier 2. Assurer la gestion administrative du guichet unique - Approvisionner le point d'accueil en fiches informatives et documentation - Assurer la tenue du suivi des doléances et des évènements indésirables - Signaler les dysfonctionnements et les anomalies de manière générale et dans la prise en charge des usagers - Assurer, avec les services, la mise à jour des procédures, documentations, supports d'information et répertoires téléphoniques - Concevoir, en lien avec les services, les outils nécessaires pour la gestion et le suivi des demandes d'inscription et de renseignements - Assurer le remplacement du binôme au sein du guichet unique - Tenir les indicateurs d'activité et assurer le bilan de l'activité pour la partie guichet unique - Assurer les photocopies, le tri, le classement et l'archivage des documents 3. Assurer les missions transversales spécifiques aux services - Assurer des missions de secrétariat : rédaction de documents sur Word et Excel, gestion du courrier, prise de notes, rédaction de compte-rendu, suivi des indicateurs - Assurer la réception des appels téléphoniques « directs » en cas d'absence d'un responsable - Informer les équipes de toutes les modifications intervenant sur les plannings - Organiser la gestion des questionnaires de satisfaction : mise à jour, édition, transmission, gestion des retours et saisie sur le logiciel métier - Suivre les stocks et gérer les commandes (fournitures administratives, E.P.I., matériel de soins.), en lien avec les responsables de service - Approvisionner les aides à domicile en E.P.I. et participer à la gestion des tenues professionnelles, en lien avec les IDEC et le prestataire - Assurer le suivi des véhicules, la gestion des téléphones mobiles et le suivi des demandes d'entretien de l'EAS, en lien avec les prestataires - Réserver des salles de réunion, véhicules de service - Participer aux différentes réunions de service et collaborer aux différents projets - Participer à la gestion des statistiques des services - Respecter les protocoles et procédures mises en place dans le service SAVOIRS - Maîtriser les outils informatiques et les logiciels bureautiques - Maîtriser les principes rédactionnels - Maitriser les techniques d'accueil et de communication téléphonique SAVOIRS ETRE - Avoir le sens de l'accueil, de l'écoute, de l'observation et de la diplomatie - Être capable de travailler en équipe et avoir un sens développé du relationnel - Faire preuve de rigueur, d'organisation et de discrétion (respect des règles de déontologie et du secret professionnel) - Faire preuve d'organisation et d'autonomie
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Autre
- Salaire
- Salaire brut : Selon les grilles
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac ou équivalent secrétariat assistanat Cette formation est indispensable
Savoir-être professionnels
- Avoir le sens du service
- S'adapter aux changements
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
CA ARLYSERE
1 ou 2 salariés
Cette entreprise participe à l’initiative “entreprise handi-bienveillante”. Pour en savoir plus, consulter les raisons de cette initiative
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